[60066] GCS de Guyane
Le référent mobilité est en charge de coordonner et optimiser l'ensemble des dispositifs destinés à organiser les flux de personnes à l'échelle du CHU. A cet effet Il anime et coordonne l'action d'une équipe de gestionnaires et d'agents logistiques.
Il déploie les politiques de mobilité du CHU et inscrit son action dans la vision écologistique de la DAHL pour les activités dont il a la responsabilité. Il participe ainsi à optimiser l'usage des ressources internes et externes en proposant les services les plus adaptés et les plus efficaces pour répondre aux besoins spécifiques du CHU pour
les déplacements et les transports de biens. Il renseigne et fait remonter les indicateurs clés d'activité, et propose au coordonnateur du pôle « transport & mobilité » des actions d'optimisation de la performance budgétaire et environnementale tout en veillant à la qualité des prestations fournies.
Il organise avec son équipe l'arrivée des professionnels sur le territoire (hors CDPS), leur transfert vers leur site d'affectation, les déplacements (transport et hébergement) entre les sites du CHU et pour les missions en dehors du territoire. Il conseille le coordonnateur du pôle et le directeur pour la définition d'une stratégie de mobilité
qui facilite le quotidien des collaborateurs dans le respect de standards de bien-être adaptés aux enjeux d'attractivité du CHU de Guyane. Il veille à en optimiser le coût complet en créant des synergies entre les modes de déplacements virtuels et physiques. Il intervient en soutien des politiques d'attractivité et de fidélisation de la direction des affaires médicales et de la direction des ressources humaines en proposant une gamme de services pour l'accompagnement à l'arrivée et la conciergerie. Il est l'interlocuteur de gestion du parc immobilier du CHU pour l'évaluation du besoin en logement. Il accompagne également les projets du CHU en assurant la logistique d'organisation des congrès, des colloques ou pour l'accueil d'intervenants externes.
Pilotage des activités de mobilité
¿ Déployer, avec l'aide du contrôle de gestion une approche en coût
complet des déplacements en intégrant les prestataires (compagnies
aériennes, train, transfert, hôtel, visioconférence,), les intermédiaires
(agence, plateforme hôtelière,), et toutes externalité significative.
¿ Suivre et analyser les couts liés à la mobilité (billetterie, d'hébergement,
location de voiture...) par objet (recrutements, congrès et séminaires,
déplacements intersites), par secteur/UF
¿ Piloter et faire monter en compétence les équipes chargées de
l'organisation des déplacements professionnels et accueil des nouveaux
arrivants
¿ Suivre l'utilisation des marchés du CHU et faire remonter les difficultés le cas
échéant
Appui aux déplacements professionnels
¿ Mettre en place des procédures uniformisées sur la gestion de la mobilité
en termes de budget, sécurité et qualité de l'expérience voyage.
¿ Sensibiliser les professionnels du CHU à une gestion responsable des
déplacements et les former aux bonnes pratiques (notes de frais, voyages
essentiels, vidéo-conférence, flex ou share office, co-voiturage, auto-
partage.).
¿ Assurer la diffusion des règles et des bonnes pratiques : charte, réunion, note
interne, formation.
¿ Réaliser une veille stratégique et anticiper les mutations (évolutions des
modes de mobilité, modifications règlementaires, nouveaux fournisseurs)
Assistance à l'organisation des congrès et des coopérations internationales
¿ Être l'interlocuteur des promoteurs d'un congrès ou d'une collaboration
internationale pour les aspects logistiques de l'organisation : voyages
complexes vers ou depuis l'étranger, coordination des déplacements,
réservation des véhicules, recherche d'hébergements.
¿ Exercer un contrôle de la cohérence du coût et assurer le suivi du budget
alloué
¿ Assurer le suivi de la facturation
Accompagnement des nouveaux collaborateurs à leur l'arrivée
¿ Être l'interlocuteur de la DRH et de la DAM pour la définition et la mise en
oeuvre de la logistique d'arrivée des nouveaux collaborateurs
¿ Construire avec le pôle des dotations non affectées aux soins, un parc de
logement adapté au besoin du CHU
Piloter le planning d'affectation des logements aux nouveaux
collaborateurs et organiser la gestion des clés, les entrées et sorties
¿ Être l'interlocuteur des propriétaires de logement pour l'organisation des
hébergements du parc
¿ Assurer le lien avec les services techniques et logistiques pour l'entretien
locatif et l'équipement du parc immobilier
¿ Construire avec le responsable de parc automo
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