Description du poste Accueil – standard – services généraux : Réceptionner les appels téléphoniques et accueillir les visiteurs ; identifier les interlocuteurs et déterminer l’objet de la demande. Faire patienter dans les meilleures conditions ; prévenir la personne compétente de la présence du visiteur ; orienter les visiteurs et transmettre les communications. Reprendre en ligne les appels sans réponse ; proposer un autre interlocuteur ou prendre un message et le transmettre de façon concise. Filtrer les appels en respectant les consignes ; appeler un correspondant extérieur pour un membre de la Société si nécessaire. Renseigner les salariés sur les nouveaux numéros de téléphone et de bureau ; contribuer à l’actualisation d’informations utiles (annuaire, organigramme). Réaliser des travaux administratifs : classement, photocopies ; réceptionner, trier et distribuer le courrier ; envoyer/réceptionner/distribuer des télécopies. Réserver et préparer les salles de réunion ; dactylographier des courriers, documents et notes selon les besoins. Assurer la gestion des fournitures du site Assurer le suivi des prestataires extérieurs dans l’entretien du site Réaliser les relevés d’information à la demande des sociétaires Relancer les opérations de recours Assistanat de l’expert SOCABAT (AVENSYS, e-CRAC, DARVA) : Ouvrir les dossiers d’expertise dans AVENSYS ou e-CRAC et renseigner les informations communiquées. Vérifier et mettre à jour les coordonnées des intervenants (adresse, activité…). Préparer et envoyer les convocations sur la base des instructions de l’expert (organisation des rendez-vous). Envoyer les rapports et lettres d’accompagnement aux assureurs via DARVA et e-CRAC, selon les listes de diffusion communiquées par l’expert ; et au bénéficiaire et aux intervenants selon les listes communiquées par l’expert. Classer les documents. En outre et de façon non limitative, le ou la titulaire de la fonction peut être amené à exercer d’autres tâches administratives et d’accueil annexes liées à la fonction.
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