Adjoint(e) des cadres coordinateur(trice) / ifpm

Le CHR d'Orléans recherche un/une adjoint(e) des cadres coordinateur(trice) des activités de secrétariat pour son institut de formations paramédicales (IFPM) à Orléans.

VOS MISSIONS :

- Réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et rendez-vous de la coordinatrice des formations et de ses adjointes.

- Organiser le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques et/ou des messages électroniques

- Superviser et coordonner la gestion et l’organisation de l’ensemble des secrétariats

- Accueillir, encadrer, former les nouveaux adjoints administratifs

- Assurer la gestion du temps de travail des professionnels de l’IFPM

- Organiser les réunions, visites, conférences, événements, commissions, instances de l’équipe de direction

- Prendre des notes, frappe et mise en forme des documents

- Traiter des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

- Assurer les suivi des enquêtes et tableaux de bord de l’IFPM

CONNAISSANCES SOUHAITEES :

Accueil téléphonique: Connaissances générales

Bureautique: Connaissances opérationnelles

Classement et archivistique: Connaissances générales

Communication / relations interpersonnelles: Connaissances générales

Droit hospitalier: Connaissances générales

Organisation et fonctionnement interne de l'établissement: Connaissances

opérationnelles

Secrétariat: Connaissances opérationnelle

MISSIONS PRINCIPALES :

1. Assurer l’encadrement et le suivi de l’équipe administrative et technique (organisation, planning, suivi des priorités, communication, développement et optimisation des compétences) constituée de 16 professionnels, et assurer le tutorat des nouveaux professionnels

2. Définir, allouer, optimiser les ressources humaines (administratives et techniques) au regard des priorités, des contraintes, et variations d’activité

3. Assurer le fonctionnement et les missions générales du secrétariat de direction

- Gestion de l’agenda et prise de rendez-vous de la directrice

- Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques et des messages

- Organisation et préparation des instances (ICOGI, conseils techniques, conseils de discipline)

- Préparation et envoi des convocations, des ordres du jour et des dossiers, participation aux séances pour prises de note, mise en forme et correction des procès-verbaux après relecture, rédaction des avis et délibérations, diffusion des procès-verbaux

- Statistiques, Solstiss, tableaux de bord (entrées, DE…) bilan activité

- Suivi des dossiers d’agréments, de subventions…

4. Elaboration de procédures en lien avec les activités adminsitratives

5. Gestion du temps de travail de l’ensemble des professi

6. Participation à la gestion des dossiers contentieux

MISSIONS SECONDAIRES :

Suivi administratif des dispositifs de formation continue

Participation à la gestion des stages en collaboration avec la responsable des stages

Participation à l’ensemble des activités administratives qui nécessitent un soutien ponctuel

QUALITES REQUISES :

Etre capable de superviser une équipe de 16 agents (amenée à évoluer en nombre – augmentation des quotas).

Mobiliser des capacités d’organisation, de planification et être force de propositions.

Être capable de synthétiser des informations et de rendre compte.

Démontrer une curiosité professionnelle.

Savoir mettre en œuvre une règle, une procédure, une consigne.

Savoir gérer une situation de stress et/ou de conflit.

Savoir faire le lien entre l’équipe pédagogique, technique, de direction et administrative

Savoir fixer des objectifs et évaluer le niveau d’avancement. Savoir prioriser.

Avoir le sens des relations humaines et pouvoir faire preuve de diplomatie.

Faire preuve de rigueur et de discrétion professionnelle.

ORGANIGRAMME FONCTIONNEL :

Placé sous la responsabilité de la coordinatrice des formations et de l'équipe de Direction de l'IFP

CONTRAINTES DE LA FONCTION :

Contraintes horaires liées à l’activité de l’IFPM : horaires d’ouverture de l’établissement au public de 8 heures à 18 heures 30.

Horaire de travail : forfait cadre – 20 RTT / an

Flexibilité demandée en fonction de l’activité

LOCALISATION DU POSTE :

IFPM : 89 rue du faubourg Saint Jean 45000 ORLEANS

Avenue DIDEROT 45100 ORLEANS

PERSONNE A CONTACTER :

Directrice des soins, coordinatrice des formations paramédicales

Madame Dominique BARTHELEMY Tel : 02.38.78.97.19