Assistante administrative (h/f)

L'IFRIA Nouvelle-Aquitaine recrute !

Assistante administrative Poste basé à Talence / Prise de poste : Septembre 2025 -

Entretien de recrutement à partir du 16/08

Votre mission : Valoriser les métiers et les formations de l'agroalimentaire

Sous la responsable de la responsable administrative et financière, vous jouerez un rôle clé dans la gestion administrative et pédagogique de notre centre de formation pour apporter le meilleur des services à nos usagers (apprentis, stagiaires, entreprises, partenaires pédagogiques.)

Vos principales activités :
-
Assurer la gestion administrative quotidienne
o
Accueil physique des personnes
o
Répondre au téléphone
o
Gérer les mails génériques
o
Gérer le courrier entrant et sortant
o
Répondre aux demandes de la direction, des chargés de filières et de la responsable administrative et financière
o
Traiter les demandes de candidats
-
Assurer la gestion administrative plus spécifique
o
Informer les entreprises sur des informations concernant les formations : redirection vers un chargé de filière, simulation d'un coût d'apprenti, .
o
Accompagner les entreprises sur la rédaction des contrats d'apprentissage
o
Traiter les contrats d'apprentissage
o
Informer les apprentis sur les aides auxquelles ils peuvent prétendre lors de leur rentrée
o
Rédiger les conventions de formation pour les contrats de professionnalisation
o
Préparation en partenariat avec le chargé de filière des rentrées,
o
Préparer les dossiers des alternants,
o
Répondre aux différentes enquêtes du Rectorat, du Conseil Régional sur les effectifs apprentis
o
Réaliser des enquêtes sur l'insertion professionnelle de nos alternants
o
Faire le suivi des émargements / absences des alternants
-
Informer les jeunes en amont du recrutement
o
Participer à l'information des jeunes sur les métiers des industries alimentaires (salons, forums.)
o
Répondre à leurs interrogations par téléphone, accueil physique, demandes de documentations et d'informations par mails ou rediriger aux chargés de filières
-
Assurer la comptabilité courante
o
Participer à la facturation, rapprochement bancaire.

Assister la Responsable Administrative et Financières

Échanger sur les dossiers administratifs à gérer en autonomie ou en collaboration

Vos interlocuteurs au quotidien :
-
En interne : l'équipe de l'IFRIA Nouvelle-Aquitaine
-
En externe : les prescripteurs emploi-formation, les partenaires pédagogiques, les candidats/apprentis/stagiaires, les entreprises du secteur alimentaire,

Profil recherché

Formation / expérience :
-
Bac +2 minimum en gestion administrative ou expérience similaire,
-
Une connaissance du secteur de la formation professionnelle est un plus et des outils de gestion (YPAREO)
Compétences et qualités :
-
Dynamisme, autonomie, sens de l'initiative
-
Bonnes capacités de communication orale et écrite
-
Organisation, rigueur et gestion des priorités
-
Aisance avec les outils bureautique,
-
Goût pour le travail en équipe et les échanges avec des publics variés

Rémunération
-
Salaires brut mensuel : 2000 €
-
Télétravail possible : 2 jours par semaine maxi à partir du 3ème mois,
-
Statut : technicien Niveau B Echelon 1 de la CCN
-
Temps de travail : 35 heures,
-
Prime sur objectif : 7% de la rémunération annuelle
-
Chèque restaurant
-
Mutuelle,