Assistant(e) chargé(e) de back office groupes b2c (lyon)

L'Assistant(e) Chargé(e) de Back Office Groupes B2C (Lyon) épaule le Service Technique dans le suivi technique des dossiers Groupes, une fois la vente finalisée.


Principales responsabilités


* Aide à la rédaction du contrat commercial du dossier groupe sous la responsabilité des Chargé(e) de Back-Office Groupes BtoC :
* Aide à la préparation des contrats à destination des clients en s’assurant des impératifs liés à la destination (vérification systématique des formalités) et des prestataires (conditions compagnies aériennes, réceptif, etc.)
* Aide à la rédaction des avenants nécessaires en cas d’évolution de la réservation,
* Aide à la gestion technique du dossier groupe sous la responsabilité des Chargé(e) de Back-Office Groupes BtoC :
* Aide à la préparation des documents pour les carnets de voyage des circuits,
* Est en charge de l’envoi des carnets de voyage pour les séjours en Clubs,
* Est en charge de prévenir les Délégué(e)s et Représentant(e)s des clubs de l’arrivée des groupes et de leurs particularités,
* Tient à jour la banque de données utilisée pour les carnets de voyage (formalités spécifiques à la destination, lieux de rendez-vous dans les aéroports, bon d’échanges, poids des bagages des compagnies régulières, etc.),
* Fait l'interface entre le client et l'assureur dans le cadre des dossiers « sinistre » (déclaration des sinistres, aide à compléter le dossier en fournissant au client les pièces demandées),
* Aide à la gestion dans l’outil de réservation de certains dossiers groupes (réservation, répartition des passagers dans les chambres, entrée des noms et leur vérification, facturation, modification de la réservation, informations passeports, etc.),
* Met en place les procédures pour l'obtention des visas.


Profil


* Rigueur, organisation, autonomie, communication
* Réactivité, dynamisme, adaptation aux changements
* Goût pour le travail en équipe
* Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint)