Chargé de documentation h/f

QUI SOMMES-NOUS ?

L'entreprise ADERIM s'est imposée comme une PME régionale avant de développer ses agences dans le reste de la France. Réseau Français indépendant et généraliste de travail temporaire, ADERIM fonctionne sur un schéma décisionnel simplifié, permettant aux clients d'obtenir immédiatement les réponses à leurs interrogations, en fournissant une qualité de service irréprochable.
Le (la) chargée de documentation est en charge de la préparation, de la diffusion et du suivi de la documentation technique des projets tout en respectant les spécifications client.


Phase préliminaire

- Répertorier toutes les spécifications client du projet nécessaires à la préparation du suivi documentation,
- Identifier les documents relatifs au projet,
- Répertorier et préparer la liste récapitulative des documents du projet (documents fournit en interne ou externe : fournisseurs),
- Soumettre la liste récapitulative au client pour l'obtention de son approbation,
- Assister à la réunion de lancement d'affaire.
Suivi de la documentation

- Collecter la documentation (en interne et en externe),
- Mettre en forme la documentation en fonction du client et du projet (page de garde, numérotation, imprimés spécifiques, « data sheet », etc.),
- Préparer les sommaires des dossiers de contrôle et des dossiers techniques, le tableau de lubrification, etc.
- Transmettre la documentation au client (format électronique) pour approbation,
- Suivi des envois et retours de documents jusqu'à l'approbation finale du client,
- Communiquer la documentation aux services concernés pour les modifications éventuelles,
- Mettre à jour régulièrement du tableau de bord interne permettant le suivi collectif de la documentation.

Documentation finale

- Préparer les dossiers techniques pour la mise en route des matériels (plan, spécification techniques, notices de mise en route, etc),
- Préparer les dossiers de contrôle (certificats de chaque équipement interne et externe), qui seront remis aux inspecteurs,
- En cas de non-conformité suite à l'inspection, réviser les dossiers concernés,
- Engager le duplicata ou la numérisation des dossiers,
- S'assurer de l'expédition de la documentation vers le client final,
- Anticiper le cas échéant, le duplicata, pour ne pas retarder l'expédition du matériel,
- Attendre l'approbation finale du client et lancer le duplicata final,
- Participer à l'archivage des dossiers documentaires.
- Informer le service financier de la validation du dernier terme de paiement et de la possibilité de facturation

Vous justifiez d'un niveau BTS à dominante administrative
Vous disposez d'un niveau C1 ou C2 en français et d'un niveau TOEIC à partir de 800 en anglais.
Vous disposez d'une expérience d'au moins 2 ans en gestion administrative de préférence dans un milieu industriel


- Temps complet - du lundi au vendredi
- Rémunération selon profil