Assistant ou assitante en gestion administrative (institut néel) h/f

Informations générales

Réservé aux agents CNRS (fonctionnaires et CDI) et aux fonctionnaires et CDI de droit public
Intitulé de l'offre : Assistant ou assitante en gestion administrative (Institut Néel) H/F
Référence : UPR2940-MOBINT-P51501
Lieu de travail : GRENOBLE
Institut : INP - Institut de physique
Date de publication : mercredi 17 décembre 2025
Session : Campagne Hiver 2026
Groupe de Fonction : AIG2
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistante ou assistant en gestion administrative

Missions

Le service administratif de l'institut Néel doit pourvoir l'une des deux fonctions suivantes sur
lesquelles les candidats pourront se positionner en fonction de leur profil :

1-Assistante en gestion administrative : assurer la coordination et la gestion d'un portefeuille de
personnels non permanents doctorants et post-doctorants : recrutements, conventions d'accueil,
accompagnement administratif lié à l'accueil ainsi que tout au long du séjour.

2- Assistante de direction au sein de l'un des départements scientifiques : assurer le soutien
administratif de la direction du département : interface entre les interlocuteurs internes/externes,
gestion de l'organisation opérationnelle, appui aux activités RH, préparation et suivi de dossiers,
participation à l'organisation d'événements scientifiques.

Activités

Assistante administrative :
Instruire les dossiers de recrutements des personnels non-permanents (doctorants et chercheurs
contractuels) en assurer le suivi administratif et financier en fonction des employeurs et sources
de financement : CNRS, UGA, Grenoble INP
Vérifier la conformité et les échéances des dossiers : conventions d'accueil pour les personnels
étrangers, publication des offres, instruire les demandes d'accueil auprès du Fonctionnaire Sécurité
Défense
Suivre les évolutions réglementaires, techniques et organisationnelles RH
Informer et conseiller les membres du laboratoire et la direction
Organiser l'accueil des nouveaux entrants (journée d'accueil, intégration), les accompagner dans
leurs démarches administratives

Assistante de direction :
Travailler en collaboration étroite avec l'équipe de direction d'un département scientifique et en
particulier son directeur, instruire les dossiers complexes et confidentiels, vérifier la conformité
réglementaire
Coordonner l'agenda ; planifier et préparer les réunions et participer aux instances du département,
rédiger des comptes rendus, courriers et rapports
Suivre les personnels permanents et non permanents (CDD IT, visiteurs, stagiaires), appliquer les
procédures CNRS/UGA, instruire des conventions de stage, accompagnement administratif des visiteurs,
y compris en anglais ; mise à jour des organigrammes
Contribuer à l'organisation de conférences et ateliers de recherche

ACTIVITES COMMUNES AUX 2 POSTES
Mettre à jour les bases de données des personnels dans les applications, assurer le suivi des
indicateurs et tableaux de bord
Participer aux réunions et à la vie du service administratif
Interagir avec les membres de l'institut et les partenaires extérieurs
Assurer la circulation de l'information
Concevoir des supports de présentation
Prendre en charge des projets transverses
Mettre à jour les pages web de la direction/administration, production et diffusion d'informations

Compétences

Savoirs :
- Maitriser les techniques de secrétariat et de communication ;
- Savoir hiérarchiser et traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en
vérifier la conformité ;
- Avoir le sens de l'organisation et de la gestion des priorités ;
- Extraire les données des systèmes d'information, mettre à jour et exploiter les bases de données ;
- Maitriser les logiciels de bureautique courants ;
- Connaitre le fonctionnement des organismes de recherche

Savoir-faire opérationnels :
- Posséder d'excellentes qualités rédactionnelles ; rédiger des synthèses ;
- Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers ;
- Mettre en œuvre des méthodes et rédiger des procédures de gestion administrative ;
- Planifier les activités et respecter les échéances ;
- Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion


Compétences linguistiques
- Anglais : Compréhension écrite et orale serait un plus

Savoir être :
- Respecter la confidentialité des informations et faire preuve de discrétion ;
- Être autonome et être force de proposition ;
- Avoir un bon relationnel
- Communiquer et faire preuve de pédagogie, savoir s'adapter aux divers publics du laboratoire et
aux interlocuteurs extérieurs
- Posséder un esprit méthodique et rigoureux ;
- Posséder de bonnes capacités d'adaptation ;
- Travailler en équipe ;
- Avoir un fort sens du service

Contexte de travail

L'institut NEEL est un laboratoire qui compte plus de 450 personnes dont 120 chercheurs, 50
enseignants chercheurs,120 ingénieurs et techniciens et près de 150 personnels non permanents
(doctorants, post-doctorants, CDD) et plus de 120 étudiants stagiaires par an. Son budget annuel
consolidé est d'environ 39M€.
Le laboratoire compte 16 équipes de recherche et 11 pôles technologiques et 6 services communs dont
le service administratif.
Le service est composé de 11 personnes chargées de l'aide au pilotage, de la gestion des ressources
humaines, de l'élaboration des dossiers de recrutements, des conventions de stages, de la mise à
jour et de l'alimentation des différentes bases de données du personnel. Il est chargé du suivi des
projets nationaux et européens, mais aussi de la communication et de la diffusion d'informations
internes et externes, de l'organisation des conférences, et d'alimenter et mettre à jour le site web
du laboratoire.
Le service est structuré pour que chacun de ses personnels ait en charge un ou plusieurs domaines
d'activité : suivi des affaires administratives de la direction, ressources humaines, accueil et
suivi des personnels permanents et non permanents, suivi des projets européens et projets nationaux,
communication interne et externe, coopération internationale, organisation de manifestations
scientifiques, sureté.
Au sein du service administratif, l'agent recruté travaillera sous la responsabilité hiérarchique de
la responsable administrative. Des formations externes seront proposées pour faciliter la prise de
poste. Un système de tutorat interne au service sera également mis en place pour une prise de
fonction optimum.

Ce poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique
(PPST) et nécessite conformément à la réglementation, une autorisation par l'autorité compétente du
MESR.