Assistant administratif (h/f)

Vos principales missions :
Activités transverses :
- Assurer l'accueil, téléphonique et physique.
- Participer aux réunions des Assistants Administratifs.
- Inviter les participants et rédiger le compte rendu de réunion hebdomadaire.
- Relire et mettre en page les documents divers nécessaires à l'agence (tableaux, courriers...), en soutien de la Direction d'Agence et des Responsables de chantiers.
- Effectuer des commandes (formations, fournitures de bureaux...).
- Gérer les archives papiers et électroniques de l'agence et s'assurer de sa bonne tenue (classement des documents...).
- Diffuser l'information aux personnes concernées (panneau d'affichages de l'agence...).
Chantier :
- Créer et suivre les devis.
- Gérer et suivre les commandes clients, en lien avec les responsables de chantier.
- Créer des nouvelles affaires / nouveaux chantiers, dans le logiciel de suivi dédié.
- Réaliser et suivre la facturation clients (suivi comptable, administratif des BL, BC, avoirs..., relancer le cas échéant), en relation avec la Direction de l'Agence et lien avec le service comptabilité du siège social.
- Assurer le suivi de chantier : gestion des avancements, imputation des heures travaillées, gestion administrative.
Personnel SIEMO :
- Gérer et suivre les dossiers du personnel de l'agence (formations et habilitations, visites médicales, accueils...) sur les logiciels et outils dédiés (SIRH, e-Prev...), en lien avec les services du siège social (RH, Q3SE).
- Tenir le registre du personnel des salariés de l'agence.
- Saisir les pointages des ouvriers dans le logiciel (LSE Business suite -ERP-).
- Saisir les relevés de temps des encadrants, avec la validation de la Direction de l'Agence.
- Suivre les congés des collaborateurs et les transmettre au service paie du siège social.
- Transmettre les acomptes des ouvriers, au service paie du siège social, en s'appuyant sur les pointages.
Personnel intérimaire :
- Être en lien avec les entreprises de travail temporaire (ETT) et être le relai administratif, entre les agences d'intérim et les responsables de chantier.
- Récupérer, vérifier et suivre les documents des intérimaires (identification, formations et habitations, visites médicales, accueils, carte BTP, photo d'identité...), ainsi que leurs contrats, sur les logiciels et outils dédiés (PIXID, e-Prev...).
- Tenir le registre du personnel intérimaire, sur les logiciels et outils dédiés (BTP, PIXID...).
- Suivre les dotations d'Equipements de Protection Individuels (EPI) attribués aux intérimaires et effectuer la facturation de ceux-ci auprès des ETT.
- Saisir les pointages des intérimaires (pour paiement des intérimaires et facturation des ETT), sur les logiciels et outils dédiés (BTP, PIXID...).
- Suivre et compléter les tableaux de suivi des intérimaires (durée d'intérim = 18 mois ; suivi à la semaine, formation...)