Tâches accueil :
· Accueil des visiteurs et remise des badges visiteurs, invités.
· Gestion des appels et transferts des appels clients, fournisseurs, collaborateurs.
· Gestion des courriers à l’arrivée et au départ, des recommandés.
· Gestion administrative des factures, demande d’avoir, demande de pièces comptables.
· Gestion des plis et colis.
· Gestion des badges d’accès de la tour, gestion et demande des badges d’accès international.
· Interventions avec la gérance de la tour.
Tâches administratives :
· Tri des factures et scan.
· Assistance pour la gestion des amendes du parc auto.
· Gestion des prêts de véhicules pool car en interne.
· Gestion des badges de stationnement.
· Assistance relation avec les prestataires et fournisseurs : Machines à café, plantes, propreté…
· Commandes de fournitures bureaux.
· Saisie des demandes en Maintenance et coordination des interventions.
· Assistance au suivi du programme sécurité & incendie
· Assistance à la préparation des devis fournisseurs.
· Assistance administrative pour la mise en place des comptes et contrats fournisseurs.
· Gestion des demandes du top management Berlin, Eindhoven, Paris.
· Participation à des réunions régulières avec le management, plan d’actions et suivi.
· Gestion et mise à jour régulier, du plan d’occupation des bureaux de Paris.
Compétences :
Maitrise du français et de l’anglais (parlé et écrit)
Formation hotellière un plus
Expérience de 2 ans minimum dans une fonction similaire
Forte orientation service
Excellente communication
Souci du détail
Excellente capacité organisationnelle et de gestion du temps
Très bonne capacité à résoudre les problèmes et esprit critique
Expérience en reporting et très bonne maitrise des outils informatiques
Compétences en gestion des fournisseurs
Nous offrons :
Un environnement de travail agréable au sein d'un milieu international
Des possibilités de développement
Un accompagnement sur la formation et le développement personnel
Un travail diversifié et passionnant au sein d'une équipe dynamique
Fourchette salariale pour le poste : 25 000 - 30 000€ brut Annuel - 13eme mois compris
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