Secrétaire / secrétaire de direction — h/f

Secrétaire / secrétaire de direction — H/F • POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME - Le (la) secrétaire de direction est placé(e) sous l’Autorité Hiérarchique du (de la) Directeur(trice) d’Etablissement • MISSIONS Le (la) assistant(e) de direction se voit confié les missions suivantes :. Appui et secrétariat de la directrice • Gestion de l’agenda des directeurs et prise de rendez-vous ;. Lien avec les différents intervenants et les autres services internes et externes • Mise en forme et relecture de documents (courriers, notes de service, rapports, etc.) ; • Appui à la directrice dans la rédaction de documents : centralisation et extraction des informations, synthèse, mise à jour, etc. • Organisation matérielle des Commissions de recrutement et des événements ; • Prise de notes ; • Traitement du courrier; • Diffusion des informations institutionnelles ; • Tri, classement et archivage de documents ; • Travaux de reprographie ; • Mise à jour de documents (procédures partagées, documents type, tableau de suivi, etc.…) ; • Gestion des parapheurs. Le poste est susceptible d’évoluer selon les exigences liées à la règlementation ou l’évolution technologique. • CONDITIONS DE TRAVAIL - Poste à temps plein localisé au dans le 17ème (M° porte de Champerret/ Pereire) - 35h/sem selon le règlement du temps de travail de la Ville de Paris - Bureau partagé - Prise en charge des frais de transport à hauteur de 75 % dans la limite du plafond réglementaire - Participation à la Mutuelle si conventionnée - Comité d’entreprise : AGOSPAP - Prime mensuelle de 200 euros brut - Prime de service annuelle en fonction assiduité et implication QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES : - Sens des responsabilités - Conscience de son positionnement professionnel - Représentation de l’image institutionnelle (comportement, attitude et tenue) - Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d’esprit, respect, honnêteté - Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion - Capacité d’adaptation aux changements d’organisation et aux différentes situations contextuelles - Dynamisme et sens du travail en équipe - Réactivité, aptitude à prendre des décisions / des initiatives dans un périmètre sécurisé de compétences et à en rendre compte - Respect de l’autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel - Organisation, méthode et rigueur - Ponctualité - Respect du travail des autres professionnels, coopération pluriprofessionnelle - Adhésion aux objectifs de l’établissement - Sens du service public - Curiosité et intérêt pour le suivi des affaires générales de l’établissement - Capacité à s’adapter à l’organisation personnelle d’un ou plusieurs directeurs • FORMATION - Une formation spécifique Bac Pro ou BTS et/ou une expérience de secrétaire est requise. - Une expérience dans le secteur médico-social serait appréciée Centre Marie Becquet de Vienne - DSOL L’EASEOP est un établissement de la Direction des Solidarités qui se compose de la manière suivante : Dans le 17ème arrondissement : - Un centre maternel assurant l’accueil de femmes enceintes ou accompagnées d’un enfant de moins de 3 ans - Une crèche qui assure l’accueil des enfants du centre maternel. En outre la crèche dispose de 5 places à la disposition de la ville de Paris - Un foyer qui dispose d’une capacité de 22 places répartis en 2 groupes. - Un service d’accompagnement soutenu à domicile qui assure la prise en charge d’enfants de 3 à 14 ans (capacité de 30 places). Également, le site est composé des services administratifs (comptabilité et ressources humaines) et des services logistiques (cuisine, lingerie et technique). Paris bac minimum Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus) CDD / Remplacement Secrétaire / secrétaire de direction