Assistant(e) de gestion administrative

Raison d'être du poste :

Dans une équipe de 5 personnes, l'assistant(e) de gestion administrative aura pour mission la gestion des aspects administratifs ou/et logistiques du périmètre confié, en s'assurant de la satisfaction client (interne/externe) dans le respect des engagements pris et des règles établies.


Les missions :

- Prendre en charge des tâches et des dossiers relevant de la spécificité de son service de rattachement.


- Assurer la saisie et/ou la mise à jour, le suivi des flux (*) dans les outils dédiés dans le respect des règles et procédures.


- Analyser et contrôler

o Contrôler la qualité et la cohérence et l'exhaustivité des données (commande/facture)

o Contrôler le respect des engagements (Echéance, SLA ...)


- Assurer l'interface avec les services internes ou externes concernés

o Informer, formaliser et relancer le client interne / externe des actions menées

o Gérer les litiges et/ou non-conformité dans les délais impartis sur le périmètre confié et en assurer le suivi régulier


- S'impliquer dans l'amélioration des process liés au périmètre


- Prendre des rendez-vous et gérer des plannings s'il y a lieu


- Assurer un reporting

o Assurer le suivi de planning, de budget, des litiges, de l'activité...


- Archiver, classer


- Assurer une veille sur l'évolution des outils ou des règles liés au périmètre (webcast, journée d'information....)


(*) : Référencement, contrats, commandes, livraisons, factures, pièces détachées, produits, CV, annonces d'emplois, périodes d'essais ...


Outils utilisés au quotidien : Office 365, Outils internes Geiserworkflow et UPSALES.

Les tâches confiées sont simples mais demandent de la rigueur, de l’organisation et de la mémoire. C’est un travail d’équipe qui demande beaucoup de relationnel en interne.


Exigences quant au profil recherché :

De niveau bac+3 à Bac+5

Un bon relationnel et de l’enthousiasme

Une bonne expression écrite et orale

Rigueur et organisation

Autonomie