Gestionnaire administratif et financier (f/h)

À propos de nous

Une université d’excellence

Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l’éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d’innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l’Université de Montpellier s’articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s’appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d’Innovation (PUI).

Une université engagée

Vigilante envers toutes formes de discriminations, l’Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l’égalité entre femmes et hommes et pour l’inclusion des personnes en situation de handicap. Elle est attachée aux fondements du service public, à la laïcité, à l’égalité des chances et à l’accès de tous aux savoirs. Elle promeut les valeurs académiques telles que l’éthique, l’intégrité scientifique et la liberté universitaire. L’UM place enfin le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable.
Dans le cadre de ses engagements, l’université promeut le CV sans photographie.

Structure de rattachement : Direction Vie des Campus (DVC)

Environnement de travail : Au sein de la Direction Vie des Campus (DVC), le service vie étudiante, composé de 8 agents, a pour mission de :

1.Mettre en œuvre la politique « Vie Étudiante » de l'Université en liaison avec la Vice-Présidente Étudiante (VPE) et le Bureau de la Vie Étudiante (BVE)

2.Participer à l'amélioration des conditions de vie étudiante : accueil des étudiants, animation et gestion des Maison des Etudiants (MDE) et de l'(S)pace, développement de projets, gestion de l'aide sociale étudiante

3.Accompagner les associations étudiantes dans leurs démarches et leurs projets et soutenir les initiatives étudiantes.

Au sein du Service Vie Étudiante de la Direction Vie des Campus, la Maison des Étudiants Aimé Schoenig, située sur le campus Richter, accueille plus de 130 événements annuellement, tels que des conférences, colloques, théâtres, et concerts, répartis dans ses divers espaces :

• Une salle de spectacle pouvant accueillir jusqu'à 250 spectateurs.

• Un hall d'accueil.

• Une salle de réunion.

• Une salle de musique.

• Un studio d'enregistrement.


Mission

Mission principale : Placé sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe du service vie étudiante (SVE) et en étroite collaboration avec l’équipe de la Maison des Etudiants (MDE) Aimé Schoenig composée d’un gestionnaire administratif et de soutien à la régie technique et d’une régisseuse générale, le gestionnaire administratif et financier a pour missions d’:

1) Assurer la gestion administrative et financière de la MDE

2) Accompagner et développer l'accueil des activités afférentes à la MDE


Activités :

a) Gestion administrative :

- Assurer la gestion et le suivi de l'occupation des espaces (dossier de mise à disposition, collecte des documents pour les dossiers de réservation, saisie et suivie des fiches événements de la Direction Logistique, suivi des conventions)

- Préparer le comité de pilotage et les comités de gestion commun aux trois structures de la vie étudiante ((S)pace, MDE Triolet, MDE Richter) : constituer des dossiers, rédiger les comptes-rendus, les courriers de notification, les conventions et les documents administratifs annexes et assurer le suivi de l'ensemble de ces documents

- Concevoir, rédiger et réaliser le rapport annuel d'activité de la MDE en lien avec les autres gestionnaires des espaces de la vie étudiante

- Saisir les déclarations aux autorités culturelles réglementaires afférentes aux activités de la MDE (SACEM, SACD, DRAC Occitanie, CNC)

- Création et suivi du questionnaire transmis à l'issue de l'accueil de l'événement (processus démarche qualité).

b) Gestion financière :

- Solliciter des devis auprès des fournisseurs et assurer la mise en concurrence

- Gérer les achats, saisir et valider les bons de commandes dans SIFAC WEB, suivre les livraisons de matériel et traiter les factures pour la MDE et le cas échéant pour le service

- Suivre les stocks

- Suivre le budget de la MdE Richter (dépenses/recettes)

- Suivre le marché de nettoyage, procéder aux commandes des prestations supplémentaires et participer aux comités de pilotage liés à cette prestation

- Suivre le marché de gardiennage et procéder aux commandes en lien avec la régisseuse générale et le responsable du Service Mutualisé Richter (SMR)

- Suivre le fonctionnement et les redevances des distributeurs automatiques

- Rédiger les demandes de ventes et les fiches de prestations internes



c )Accompagner et développer l'accueil des activités afférentes à la MDE

- Participer à la programmation événementielle de la MDE en lien avec l'équipe

- Gérer l'accueil des différents publics (étudiants, personnels, artistes, extérieurs ...) ;

- Participer aux différents groupes de travail concernant la programmation de la MDE après avoir consulté l'équipe

- Gérer les plannings et les fiches de prêt de matériel

- Être l'interface entre le Service des Sports, le service de Médecine Préventive, le SMR, les directions et composantes du site Richter

- Centraliser les demandes d'accès aux parkings

- Médiation avec les différentes entreprises évoluant dans la MDE

- Gérer les locaux associatifs (réservation, accueil, demandes de matériel)

- Demander des interventions auprès des services techniques, de la DSIN et de la Direction de la Logistique

- Procéder à l'aménagement des espaces pour acuillir certains événements



Spécificités / Contraintes du poste :

- Travail dans un milieu bruyant

- Horaires décalés

- Travail occasionnellement le week-end

- Aptitude au travail en équipe

- Surcharge de travail pendant les périodes de pics d’activité


Profil

Savoir :

- Connaissance de l'établissement et de son fonctionnement

- Connaissance des outils (audio, vidéo, informatique, lumière etc.) et en connaître leur fonctionnement

- Connaissance de la règlementation afférente au spectacle

- Connaissance autour de la sécurité ERP

- Première approche des techniques du spectacle vivant exigée



Savoir faire :

- Maîtrise des aspects techniques liés aux spectacle vivant, conférences etc.

- Excellente capacité de communication orale et écrite

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)

- Aptitude à travailler en équipe

- S'adapter à différents interlocuteurs

- Être force de proposition

- Maitriser les outils de gestion financière



Savoir être :

- Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode

- Très bonnes qualités relationnelles

- Autonomie, sens de l'initiative, disponibilité, réactivité

- Savoir gérer les urgences

- Capacité d'adaptation

- Etre disponible

- Savoir rendre compte

Pourquoi nous rejoindre?

Rejoindre l’université de Montpellier, c’est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

> Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes

> Jusqu’à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)

> Temps de travail aménageable

> Jusqu’à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)

> Restauration collective

> Aide et prestations sociales

> Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville

> Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l’université

> Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d’éligibilité

Informations complémentaires :

Rémunération : 1990 € bruts mensuels, dont 140 € d’indemnité mensuelle des agents contractuels (prime)

Prise de poste : octobre 2025

Type de contrat : CDD de catégorie B

Durée du contrat : 12 mois

Clôture des candidatures : 11/09/2025