Secrétaire a la direction générale

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Débutant Rémunération indicative Selon les grilles de rémunération de la FPT Descriptif de l'emploi SECRÉTAIRE A LA DIRECTION GÉNÉRALE

Création d'un poste suite à un nouveau besoin.

Rattachement hiérarchique : Direction Générale

Mission principale :
Assurer le secrétariat des directions de la communication, des affaires juridiques et des ressources humaines, tout en garantissant un service continu et efficace en collaboration avec la secrétaire du maire. Missions / conditions d'exercice Activités principales :
1.Gestion administrative :
oRédaction et mise en forme de documents (courriers, notes, rapports) pour les directions concernées.
oOrganisation et préparation des réunions (convocation, agenda, compte-rendu).
oSuivi des courriers entrants et sortants, ainsi que des mails, pour les directions de la communication, des affaires juridiques et des ressources humaines.
2.Support à la communication :
oAider à la préparation des supports de communication interne et externe.
oAider à la gestion des publications sur les réseaux sociaux et le site de la mairie en collaboration avec la direction de la communication.
3.Assistance pour les affaires juridiques :
oAider à la préparation administrative des dossiers juridiques et des documents légaux nécessaires pour les différents projets.
oAssurer la liaison entre les différentes parties prenantes et le service des affaires juridiques.
4.Gestion des ressources humaines :
oGestion administrative du service des ressources humaines
oPréparer les documents nécessaires à l'organisation des recrutements et des entretiens.
5.Coordination et suivi :
oSuivre et relancer les actions et projets en cours pour garantir leur avancée.
oAssurer le bon fonctionnement des outils de gestion utilisés par les directions.

Activités secondaires :
1.Accueil et relations avec le public :
oAccueillir et informer les usagers à l’accueil de la mairie.
oRépondre aux demandes d'informations et orienter les usagers vers les services adéquats.
2.Gestion des agendas :
oGérer les agendas des directeurs des directions concernées et du maire en cas de besoin.
oPrévoir et organiser les déplacements professionnels des directeurs.
3.Soutien à d'autres services :
oApporter un support administratif en cas de besoin aux autres services municipaux.
oParticiper aux projets transversaux en fonction des besoins et des priorités de la mairie.
4.Formation et développement professionnel :
oParticiper à des formations pour améliorer ses compétences administratives et juridiques. Profils recherchés Conditions de travail :
•Poste à temps plein
•Horaires de travail : horaires administratifs de la collectivité

Compétences requises :
•Excellentes compétences rédactionnelles.
•Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.) et de la communication digitale.
•Connaissances basiques en droit public et en gestion des ressources humaines souhaitées.
•Sens de l’organisation et rigueur administrative.
•Excellent relationnel et sens du service public.
Relations internes et externes :
•Interactions fréquentes avec les services de la mairie (techniques, culturels, etc.).
•Relations avec les partenaires externes (associations, entreprises, etc.) en lien avec les affaires juridiques et la communication.

La personne recrutée doit faire preuve de polyvalence et de réactivité pour s'adapter aux priorités qui peuvent évoluer au sein de la mairie. Un travail en binôme avec la secrétaire du maire est également essentiel pour assurer une continuité de service fiable en cas d'absence.