Le service relations publiques et protocole accompagne les élus et agents de la collectivité au quotidien dans l’exercice de leurs fonctions en mettant à leur disposition les moyens nécessaires et assure un accompagnement protocolaire des manifestations régionales ou évènements liés aux nouveaux projets régionaux.
Missions principales :
* Assurer la coordination des déplacements avec chauffeur effectués par les élus ou les collaborateurs
* Assurer le suivi de l'exploitation du parc automobile de la Région Normandie
* Assurer un suivi des diverses courses ou autres déplacements sollicités par le Cabinet du Président
Activités principales attendues sur le poste :
* Management d'une équipe de 13 chauffeurs répartis sur le site de Rouen et le site de Caen, dont 2 chauffeurs car podium.
* Coordonner et planifier l'activité du pôle (déplacements du Président et élus/collaborateurs, entretien du parc automobile, courses,...)
* Définir les objectifs, accompagner les agents dans le cadre de leurs fonctions, développer une dynamique de groupe
* Concevoir les outils de suivi et les procédures, être le relais d'information auprès des agents
* Elaborer les fiches de poste et assurer les entretiens annuels d'évaluation
* Recenser les besoins de formation
* Assurer un suivi rigoureux des temps de travail des chauffeurs notamment et de la planification de leurs missions (coupures, repos, congés ...)
* Planifier le travail de suivi et d'entretien du parc entre les chauffeurs
* Contrôler à chaque fin de mois les heures de travail déclarées par les chauffeurs ainsi que les demandes de remboursement de frais et envoi au chef de service.
* Assurer un suivi de l'activité au quotidien sur les 2 sites :
o Suivi des demandes des déplacements avec ou sans chauffeur
o Suivi des demandes de courses
o Suivi de l'exploitation du parc automobile : véhicules du pool, véhicules chauffeurs, véhicules attribués (de fonction ou de service) et suivi de l'entretien de cette flotte automobile
* Planifier le renouvellement de la flotte automobile en lien avec le service Achats
* Suivre la sortie des véhicules du parc automobile ( sortie d'inventaire, délibération, lien avec les lycées dans le cadre des dons, mise en ligne des annonces sur site d'enchères...)
* Veiller au respect du code du travail et du code de la route
* Superviser la veille sur Tuboujou
* Suivi du budget du pôle et de l'exécution des marchés publics liés à l'entretien du parc automobile :
o Prospective budgetaire, suivi du budget par l'établissement de tableaux de bord
o Reconduction et/ou rédaction des cahiers des charges des marchés publics/accords-cadres, analyse des offres, suivi de l'execution des marchés/accords-cadres
* Rendre compte à la hiérarchie et alerter en temps utile
* Le cas échéant, participation aux réunions de travail avec le Cabinet du Président et les directions concernées
* Connaître les règles de fonctionnement des collectivités territoriales
* Connaissance des règles de marchés publics et gestion budgétaire
* Savoir manager et communiquer
* Savoir motiver, impliquer et mobiliser
* Savoir gérer les conflits
* Maitriser les règles de gestion du temps de travail (coupures, amplitudes horaires ...)
* Savoir travailler en équipe et de manière transversale
* Maitriser les outils bureautiques, informatiques et de communication (Outlook, Word, Excel, ...)
* Maitriser les techniques rédactionnelles
* Connaitre les règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
* Connaitre les procédures de marchés publics
* Maitriser les règles d'expression orale et écrite de qualité
* Probité
* Rigueur
* Disponibilité
* Diplomatie
* Adaptabilité
* Qualités relationnelles
* Respect du secret professionnel et du devoir de discrétion
* Esprit d'équipe
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