Vous êtes un expert en gestion documentaire et archivage qui rejoignez notre équipe pour mettre en place la démarche 5S informatique et améliorer l'optimisation de la gestion documentaire des ressources numériques sous SharePoint.
Mission
Vous agirez dans le cadre du déploiement de la démarche 5S informatique, dont votre objectif principal est de structurer, classer et standardiser les données sur tous les secteurs de l'Agence Bâtiment et Energie Nord Paris pour améliorer l'accessibilité et l'utilisation des données du SharePoint.
Vous serez chargé de travailler dans chaque secteur de l'Agence, notamment à la gare du Nord, Gare de l'Est et la gare de Saint Lazare, afin d'accompagner et de mettre en place la démarche 5S (Trier, Ranger, Nettoyer, Standardiser et rédiger un mode opératoire pour Maintenir).
Responsabilités clés
1. Diagnostics initiaux : Recenser les attentes des parties intéressées, réaliser un audit de l'existant pour identifier les redondances, points de fragilité et les points forts des secteurs, et identifier les types de documents numériques.
2. Tri et classement des documents : Définir une méthodologie de tri en fonction de leur utilité, proposer une nomenclature standard, adaptée et compréhensible par l'ensemble des acteurs et des secteurs.
3. Néttoyage et sécurisation des données : Identifier, mettre en quarantaine les doublons et les documents inutiles, archiver et supprimer les documents existants suivant des critères à définir, et gérer les droits d'accès en fonction des confidentialités.
4. Standardisation : Documenter la méthodologie utilisée et les étapes du 5S, créer des guides d'utilisation pour les secteurs.
5. Suivi et amélioration continue : Proposer et mettre en œuvre des indicateurs de pilotage et de performance de la démarche 5S, animer à partir de ces indicateurs l'avancement de la démarche 5S via les réunions d'Agence, organiser et animer des sessions de sensibilisation et d'utilisation du SharePoint auprès des secteurs.
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