Vos missions en quelques mots Vous êtes en charge du secrétariat de la Direction des Ressources Humaines et du secrétariat de la Direction Finances et Juridique. Apporter un soutien administratif aux directeurs - gérer l'agenda des Directeur des Finances et du Juridique et du Directeur des Ressources humaines - planifier les rendez-vous en fonction des priorités - organiser les déplacements - rappeler les informations et transmettre les messages - organiser la logistique et la préparation, le cas échéant, des réunions Elaborer et mettre en forme des documents pour les directeurs et le cas échéant pour les cheffes de service - prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous documents administratifs - élaborer les comptes-rendus de réunion de direction de la DFJ - saisir les rapports et délibérations de la DRH dans AIRS DELIB et suivre leur validation Gérer les activités quotidiennes du secrétariat de direction - Assurer l'accueil téléphonique et physique et l'orientation dans la DRH - Enregistrer et traiter le courrier postal et électronique pour les deux directions - suivre le traitement des courriers dans le logiciel Post-Office - gérer le suivi et la coordination des parapheurs "arrivée et départ" des deux directions - favoriser la circulation des informations et la communication au sein de la DRH Appuyer le bon fonctionnement des directions et la continuité du service en lien avec la chargée de communication RH - assurer le suivi et la commande des fournitures - gérer les flux "Sésame" d'arrivée et de départs des directions, en fonction des demandes - participer à l'organisation du classement de l'archivage des dossiers DRH - en cas de besoin, appuyer la continuité du service sur la communication RH (publication intranet, envoi mail info-DRH) et sur la logistique et la tenue des instances du personnel (CST, F3SCT) Activité complémentaire : saisir les données de paye liées à la mutuelle Profil recherché Connaissance du fonctionnement de la collectivité et des directions Connaissance du statut de la Fonction publique territoriale Maîtrise des techniques de secrétariat Règles de l'expression orale et écrite Rédaction d'écrits professionnels Maîtriser les outils de la bureautique et capacité à utiliser les logiciels métiers (Post-Office, AIRS DELIB, Sésame, SEDIT, Recrut, Horace, CALIPSO) Rigueur Discrétion professionnelle Esprit méthodique Sens de l'organisation Aisance relationnelle
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.