Assistant secrétaire (h/f)

Description du poste :
Sous l'autorité du chef de cabinet et de son adjoint, le secrétariat mutualisé participe au bon fonctionnement des différentes entités de la direction en assurant les missions d'assistanat. Chaque secrétaire est référent (e) d'une sous-direction ou division mais a vocation à remplir sa mission au sein de l'ensemble du secrétariat mutualisé. Au sein d'une équipe, vous assurez la gestion du courrier arrivée et départ avec un logiciel permettant notamment sa dématérialisation, assistez les équipes avec l'objectif d'une organisation optimale, assurez le filtrage téléphonique des personnels, préparez et suivez les dossiers de déplacements tant nationaux qu'internationaux, assurez le suivi des signataires tant en interne qu'en externe.
Le poste est à pourvoir dès le 1er juillet 2023.
Activités principales :
- Assure la gestion des courriers arrivée et départ, ainsi que le suivi des parapheurs avec saisie dans le SI
- Gère les flux de dossiers, les reprographies, le classement, l'archivage.
- Assure l'appui logistique des agents des différentes sous-direction (dont l'organisation des missions, en France et à l'étranger et la gestion des frais de mission)
- Assure le filtrage téléphonique de ces différentes autorités
- Organise les réunions (réservation de salles, préparation des dossiers, accueil des visiteurs français et étrangers, commande de prestations éventuelles.)
- Assure la saisie d'informations et leur mise en forme conformément à la charte graphique en vigueur
Description du profil :
Organisé, rigoureux, discret, réactif et polyvalent vous avez le sens de l'initiative et une orthographe parfaite. Vous appréciez le travail en équipe. Vous êtes reconnu pour vos qualités relationnelles.
Le poste nécessitant d'accéder à des informations confidentielles, vous ferez l'objet d'une procédure d'habilitation avec notamment un examen de votre casier judiciaire.