Assistant(e) d'agence

Votre agence OPTINERIS de Pons, recherche pour un de ses clients, un(e) assitant(e) d'agence.

Rattaché(e) à la Direction, vous contribuez à la gestion administrative, financière et organisationnelle de l'agence. Vous êtes un interlocuteur clé entre le site et les services du siège, garantissant la fiabilité et la transmission des informations.

VOS MISSIONS :

GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE

- Assurer la gestion administrative des affaires
- Participer à l'élaboration des dossiers d'appels d'offres (collecte des documents, mise en forme)
- Émettre et suivre les DT/DICT
- Gérer la facturation clients et le recouvrement des créances
- Suivre les écarts de facturation et mettre en place des actions correctives
- Contrôler les écarts (factures fournisseurs, pointages du personnel et du matériel) et alerter la Direction

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

- Appliquer et mettre à jour les processus RH (embauche, accueil, formation, habilitations, visites médicales)
- Veiller au respect des formations et habilitations sécurité et alerter en cas d'écart
- Assurer la saisie et le contrôle des pointages de production

ORGANISATION ET VIE DE L'AGENCE

- Assurer l'accueil et le secrétariat (courrier, archivage, dispatching)
- Gérer les badges d'accès, cartes carburant et télépéages
- Gérer la caisse pour les frais d'agence
- Contribuer à l'organisation quotidienne du site FORMATION & EXPÉRIENCE

- Bac +2 en gestion / administration
ou
- Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire (administration, gestion ou comptabilité dans les TP)

COMPÉTENCES (SAVOIR-FAIRE)

- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion
- Connaissances en administration du personnel
- Capacité à appliquer et faire respecter les procédures internes
- Sens de l'organisation et respect des délais

QUALITÉS PERSONNELLES (SAVOIR-ÊTRE)

- Rigueur et fiabilité
- Discrétion professionnelle
- Sens du service et de l'intérêt collectif
- Capacité d'alerte et de remontée d'informations
- Sensibilité aux enjeux de sécurité
- Organisation, autonomie et esprit d'initiative

QSE (QUALITÉ, SÉCURITÉ, ENVIRONNEMENT)

- Appliquer les règles de sécurité et veiller à leur respect
- Maintenir un environnement de travail propre et organisé
- Signaler tout dysfonctionnement ou situation à risque

Dans le cadre de sa politique de recrutement et de diversité, OPTINERIS étudie, à compétences égales, toutes les candidatures dont celles de personnes en situation de handicap