À propos de nous
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche.
Vue d'ensemble
Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.
Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.
Mission principale
La mission principale concerne la mise en place, le suivi et la gestion des actions de formation relevant des HUS en tant qu’organisme de formation professionnelle continu.
Cette mission exige des compétences organisationnelles, une capacité à travailler en autonomie et des qualités relationnelles avec l’ensemble des partenaires extérieurs.
Responsabilités
* Assurer la mise en place, le suivi et la gestion des actions de formation relevant des HUS en tant qu’organisme de formation.
* Participer à la démarche qualité de l’organisme de formation.
* Participer à la rédaction du bilan pédagogique et financier.
* Participer à l’élaboration du plan de formation et du développement professionnel continu (DPC) des agents de l’établissement.
Description de la fonction
* Réaliser les fiches programme conformes au modèle Qualiopi.
* Assurer le suivi des formateurs (mettre à jour la CV Thèque).
* Participer à l’évaluation des actions de formation logiciel SPHINX.
* Réaliser les statistiques (indicateur satisfaction Qualiopi).
* Créer des modèles conformes à la démarche Qualiopi.
* Classer les données et documents et en assurer la traçabilité.
* Planification des actions.
* Saisie et suivis des actions dans le logiciel FORMEIS.
* Gestion des conventions de formation.
* Constitution des groupes, envoi des convocations aux agents inscrits.
* Réservation des salles de formation et du matériel audiovisuel.
* Gestion des demandes de prestation.
* Contrôle du bon déroulement des formations et suivi des absences.
* Préparation des documents pour facturation.
* Saisie et suivis des actions dans le logiciel GESFORM.
* Gestion des conventions de formation.
* Constitution des groupes, envoi des convocations aux agents inscrits.
* Réservation des salles de formation et du matériel audiovisuel.
* Contrôle du bon déroulement des formations et suivi des absences.
Liaisons fonctionnelles
* Rattachement hiérarchique direct à la responsable du service.
* Liaisons fonctionnelles : l’ensemble des collègues du service formation continue, secteurs DRH et principalement la chargée de mission et le gestionnaire facturation.
Relations internes aux Hôpitaux Universitaires de Strasbourg
* Centre d’enseignement des soins d’urgence.
* Formateurs internes et externes.
Relations hors Hôpitaux Universitaires de Strasbourg
* Autres établissements régionaux et nationaux.
* Prestataires externes.
Profil
* Être rigoureux et méthodique dans le suivi administratif, la tenue et le classement des dossiers.
* Faire preuve d’autocontrôle.
* Travailler en autonomie.
* Travailler en équipe.
* Faculté d’adaptation et de réactivité.
* Sens de l’organisation.
* Qualités rédactionnelles.
* Esprit d’équipe, sens de la communication.
Diplômes ou niveau requis
Niveau BAC minimum et/ou expérience de 2 ans sur un poste administratif.
Risques particuliers de la fonction
* Travail en posture assise.
* Travail sur écran.
* Gestion des dossiers nécessitant concentration.
* Port de charges (parapheurs à emmener et récupérer à la DRH plusieurs fois par mois).
Modèle journalier
* Poste à 100 %.
* Horaires de jour 8h-17h (plages fixes 9h-11h et 14h-16h).
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