Gestionnaire back-office immobilier f/h

MISSIONS GENERALES Au sein du Pôle immobilier, le/la Gestionnaire Back-office Immobilier assure le lien administratif, comptable, financier et opérationnel entre les équipes internes et les parties prenantes externes. Il/elle contribue à la bonne exécution des processus de gestion immobilière, à la fiabilisation des données, au suivi des flux administratifs et comptables, à la qualité des reportings, ainsi qu’au pilotage de certains sujets transverses, notamment extra-financiers, et d’amélioration continue. POSITION ET CHAMP DES RELATIONS DANS L’ORGANISATION Le/la Gestionnaire Back-office Immobilier exerce ses fonctions sous le contrôle et la responsabilité hiérarchique de la Responsable du Back Office. Il est amené, dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, à collaborer et agir en interface avec les équipes de Property Management, les Fund Managers, ainsi qu’avec les interlocuteurs externes et le pôle Finance Corporate. ATTRIBUTIONS ET ACTIVITÉS 1/ Gestion administrative et documentaire : •Traiter et distribuer les courriers entrants à caractère administratif et relatifs à la gestion immobilière. •Assurer le standard téléphonique. •Assurer le classement, l’archivage et la bonne circulation des documents des fonds et des immeubles. •Suivre les demandes administratives courantes liées à la vie des actifs. •Gérer le rapatriement, l’archivage et la mise à disposition des documents sur les plateformes dédiées. •Participer à la constitution des data-rooms dans le cadre des arbitrages ou des changements de mandataires, à la demande et sous la responsabilité des PM. •Assister à la préparation des annexes aux baux (vérification des montants de provisions, tantièmes, plans -3/3 ans, DPE et autres données nécessaires) et à la collecte des éléments nécessaires, à la demande et sous la responsabilité des PM. 2/ Gestion comptable, financière et fiscale : •Assurer les encaissements des loyers-charges-accessoires, le lettrage (avec workflow de validation dans la mesure du possible) et certaines refacturations ponctuelles (taxes foncières, primes d’assurances…), le tout sous la responsabilité des PM. •Saisir et suivre les factures dans les outils dédiés, selon les process internes. •Suivre les sujets administratifs liés à la vie courante des immeubles sur demande des PM (dont collecte des appels de fonds, analyse des soldes…). •Suivre les circuits de validation et le paiement des factures. •Gérer le paiement des taxes, assurances et autres échéances récurrentes. •Assurer les démarches déclaratives auprès des administrations et services fiscaux. •Transmettre les relevés bancaires aux experts-comptables. •Assurer le suivi de trésorerie au quotidien, en lien avec les équipes concernées. •Préparer les cut-off en cas de vente d’immeubles à la demande et sous la responsabilité des PM Diplômes ou équivalent : •Bac 2 minimum en immobilier, gestion, comptabilité, gestion de patrimoine ou équivalent ; •Expérience de 2 ans minimum ou première expérience significative en gestion immobilière, back-office immobilier, assistanat Property Management ou administration de biens tertiaires. Une expérience en foncière, société de gestion ou immobilier d’entreprise est appréciée. Compétences techniques : •Bonne maîtrise des sujets administratifs, comptables et financiers liés à la gestion immobilière •Connaissance des flux locatifs, encaissements, refacturations, provisions et annexes locatives •Maîtrise d’Excel et du Pack Office •Aisance avec les outils informatiques •Connaissance de Yardi appréciée •Sensibilité aux enjeux ESG et qualité de la donnée •Bon niveau rédactionnel Compétences comportementales : •Rigueur •Organisation •Fiabilité •Réactivité •Esprit d’analyse et de synthèse •Aisance relationnelle •Capacité de coordination •Autonomie •Discrétion •Goût du travail en équipe • Appétence pour l’amélioration continue Acteur majeur de l’investissement, le Groupe MAGELLIM se donne pour mission de porter des projets d’investissement utiles pour les territoires, les entreprises et les citoyens. Structuré autour de 4 expertises – l’immobilier, le private asset, les infrastructures et les valeurs mobilières – le groupe met en synergie les savoir-faire issus de ses filiales et participations pour répondre aux besoins de ses clients particuliers, conseillers en gestion de patrimoine, banques privées et institutionnels. MAGELLIM REIM est la filiale historique et immobilière du Groupe MAGELLIM. Fondée en 2010 par Steven Perron, la société de gestion s'est imposée comme un acteur global de l'investissement et de la gestion d'actifs immobiliers. Spécialiste de l’investissement immobilier en régions, elle porte des projets vecteurs de sens pour les territoires, dans des secteurs essentiels et en pleine mutation comme la santé, l’hôtellerie, l’éducation, l’industrie, le résidentiel ou encore les lieux de travail. La société a notamment développé une expertise majeure en structuration de clubs deals immobiliers avec plus de 50 clubs deals créés pour près d'1Md€ d'encours sur la thématique. Elle est également à l'origine de véhicules d’investissement reconnus, parmi lesquels Foncière des Praticiens, une SCPI 100 % santé, et ViaGénérations, première SCI française dédiée au viager accessible en UC, représentant à elle seule près d'un milliard d'encours. Chiffres clés MAGELLIM REIM au 31/12/2025 : Près de 100 véhicules d’investissement Près de 700 actifs sous gestion Près de 1 000 000 m² de parc immobilier Près de 3Mds€ d’actifs sous gestion 40 collaborateurs passionnés 4 implantations : Paris, Nantes, Lyon, Toulouse