Gestionnaire pédagogique département tcc h/f

* Assurer le secrétariat administratif et pédagogique

* Assister le chef du département et les enseignants ayant des charges administratives

* Assurer l’interface entre la direction de l'IUT et les enseignants

* Travailler en coordination avec la direction de l'IUT, et les différents partenaires de l’IUT internes et externes (entreprises, CFA…)

* Être référent des achats du département

Scolarité

- Accueillir, renseigner et assister les apprenants

- Suivre administrativement les campagnes de recrutement des apprenants

- Contrôler les inscriptions administratives des apprenants

- Suivre l'assiduité des apprenants (absences, retards...)

- Préparer les jurys, assister aux commissions, saisir les notes, vérifier les procès-verbaux, éditer les relevés de notes et d'acquis et les remettre aux apprenants

- Assurer l'interface entre le CFA et le département

- Suivre les contrats d’apprentissage et les apprentis en relation avec les CFA en utilisant l’application dédiée (planning, absences…)

- Suivre les contrats de professionnalisation des stagiaires de la formation continue

- Assister les enseignants en charge de responsabilités administratives

- Gérer les conventions de stage

- Développer et entretenir les relations entreprises du département

Secrétariat de département

- Compte rendu de réunion (dont conseil de département)

Gestion matérielle

- Saisir les emplois du temps sur CELCAT (et contrôler la réalisation)

- Précommandes, suivi des commandes (relations avec les fournisseurs) et préparer les services faits pour le chef de département

- Gérer les relations avec la DPI et la DHSE pour l'organisation matérielle du département

- Sensibiliser les collègues au développement durable et aux gestes du quotidien

Ressources humaines de proximité

- Accueillir les nouveaux enseignants

- Gérer les dossiers de recrutement des vacataires

- Assister les enseignants dans leurs démarches administratives (suivi des dossiers RH...)

- Contrôler les bascules d’heures des emplois du temps dans le logiciel de suivi des heures d’enseignement et saisie des heures de référentiel

Gestion des achats et missions :

-Analyser les demandes d’achat (travaux, fournitures, services) de son périmètre, dans le respect des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière

-Demandes de devis, collecter et contrôler la conformité des pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

-Saisir dans SIFAC+ les demandes d’achat et les constats de services faits

-Saisir dans SIFAC+ les frais liés aux déplacements professionnels (demande d'ordres de missions et d'états liquidatifs)

-Conseiller et orienter les personnes à l’origine du besoin d'achat (responsable service, ingénieurs, enseignants, scientifiques, ...)

-Assurer les échanges et le suivi avec le service financier de la direction et le service des marchés publics

Suivre au travers du réseau l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité (GBCP…)