Assistant de direction

Notre métier : Le Recrutement
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- Le poste est placé sous la responsabilité directe du Président de l'entreprise.
- L'assistant de direction bénéficie d'une autonomie importante dans la gestion et le suivi des dossiers stratégiques, avec un reporting régulier au Président.
Missions
Support à la Direction

- Gestion et organisation de l'agenda du Président
- Préparation, coordination et suivi des réunions de direction (convocations, ordres du jour, comptes rendus)
- Rédaction de notes synthétiques, rapports et communications internes/externes
- Gestion des communications sensibles et confidentielles
- Coordination entre les différents services et interlocuteurs externes
- Suivi des dossiers stratégiques et préparation des éléments de décision
- Reporting régulier à la direction sur les événements et actions menées dans l'entreprise
Secrétariat & Relation clients

- Réception et orientation des appels téléphoniques vers les interlocuteurs appropriés
- Prise de messages téléphoniques
- Information des clients selon les données du logiciel commercial
- Organisation des réunions à la demande du Président
- Classement et archivage des documents stratégiques et opérationnels
- Suivi particulier des clients VIP et sensibles
Finance & Facturation

- Préparation, enregistrement, correction et transmission des factures clients
- Suivi des paiements clients, préparation et envoi des relances
- Envoi des fichiers d'export comptables (ventes, banque, règlements, profits, trop-perçu, ) au cabinet comptable
- Préparation et suivi des règlements (paies, factures fournisseurs, )
- Collaboration avec la direction financière pour le suivi budgétaire
Ressources Humaines & Paie

- Préparation et saisie des heures, absences, congés,
- Transmission des éléments au cabinet comptable pour la paie après validation
- Préparation, rédaction et publication d'offres d'emploi
- Coordination avec le cabinet comptable pour la constitution et le suivi des dossiers du personnel
- Suivi des procédures RH en lien avec la direction
Exploitation & Planning

- Veille attentive au bon déroulement des plannings et des interventions, sans suivi opérationnel strict (chargée d'exploitation en poste)
- Coordination ponctuelle avec les équipes internes et externes
- Capacité à prendre le relais en cas d'absence de la chargée d'exploitation
- Anticipation des besoins opérationnels et gestion des priorités
Projets & Évènementiel

- Organisation et coordination des événements internes et externes (séminaires, conférences, team building, salons professionnels, etc.)
- Respect du budget et des objectifs fixés
- Participation à la gestion de projets transversaux
Profil

- Bac +2 minimum validé, idéalement en assistanat de direction ou gestion
- 5 ans d'expérience réussie dans un environnement Tpe/Pme
- Maîtrise du logiciel commercial (formation interne assurée, maîtrise attendue après période d'intégration)
- Maîtrise intermédiaire d'Excel (formules de base, gestion de tableaux simples, mise en forme gestion de bases de données)
- Maîtrise de Word, Outlook, OneNote
- Connaissance des méthodes de classement et d'archivage
- Capacités rédactionnelles et de synthèse

Compétences indispensables

- Esprit d'entreprise, organisation et rigueur
- Confidentialité et discrétion absolue
- Qualités relationnelles, diplomatie et écoute active
- Autonomie et sens des responsabilités
Compétences appréciées

- Dynamisme, réactivité, adaptabilité
- Sens de l'initiative et goût d'apprendre
- Capacité à gérer le stress et les priorités
Conditions de travail

- Type de contrat: CDI
- Horaires : 35 heures hebdomadaires, du lundi au vendredi, de 9h à 12h et de 13h à 17h
- Possibilité d'une journée de télétravail aménagée par semaine
- Période d'essai : 3 mois renouvelable une fois
- Préférence géographique : proximité du lieu de travail souhaitée, mobilité attendue
- Fermeture annuelle : entre Noël et jour de l'an et 3 semaines en août

Avantages sociaux

- Carte ticket restaurant (valeur faciale 10 €)
- Mutuelle Pro BTP
- Plan d'épargne interentreprises
- Plan d'épargne retraite
- Possibilités de formations professionnelles
- Remise annuelle de chèques cadeaux(culture, spectacles, etc.) en fin d'année