Responsable en charge de la coordination des formations f/h

Intitulé du poste : Responsable administratif adjoint en charge de la Coordination des formations du Département universitaire de maïeutique. RÉSUMÉ DU POSTE Le responsable administratif adjoint en charge de la coordination de la formation assure le pilotage et la coordination des activités administratives et pédagogiques du département universitaire de maïeutique. Il travaille en étroite collaboration avec la vice-directrice formation du DUM. Il encadre l’équipe de scolarité, en lien avec la responsable administrative, et veille à la bonne organisation du cursus des étudiants en maïeutique ainsi qu’à la mise en oeuvre de la formation continue destinée aux sages-femmes. Garant du respect des procédures et du cadre réglementaire, il contribue à la qualité du service rendu aux étudiants, aux enseignants et aux partenaires institutionnels. Il participe également à la valorisation de la formation à travers la collecte de la taxe d’apprentissage et exerce le rôle de référent relations internationales du département, en lien avec la Faculté de Santé. DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS Mission 1 : Coordination et pilotage de la scolarité • Encadrer, animer et coordonner l’équipe de scolarité (2 agents). • Assurer la répartition, l’organisation et la planification des tâches au sein du service. • Accompagner les gestionnaires dans leurs missions et veiller à leur montée en compétences. • Concevoir, élaborer et mettre en oeuvre les procédures liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation. • Faire appliquer le calendrier annuel des opérations de scolarité. • Assurer le suivi et la mise à jour des bases de données étudiantes. • Superviser les paramétrages dans le logiciel Apogée (structures, MCC, règles de calcul, procèsverbaux, relevés de notes). • Participer à la production d’indicateurs, de bilans et de statistiques ; répondre aux enquêtes institutionnelles. • Apporter un appui technique et réglementaire aux agents du service et leur fournir ressources et expertise. • Contribuer à la prévention du contentieux étudiant. • Participer aux réunions de coordination et aux groupes de travail en lien avec la Faculté de Santé et les services centraux de l’université.Mission 2 : Formation continue des sages-femmes • Participer au développement et à la mise en oeuvre de la formation continue en lien avec la direction du département et le service universitaire de formation continue. • Organiser le suivi administratif et financier des actions de formation sur les différentes plateformes (conventions, devis, inscriptions, attestations, bilans). • Contribuer à la communication et à la promotion de l’offre de formation continue auprès des professionnels de santé. • Participer à la démarche qualité (suivi des évaluations, indicateurs, bilans). Mission 3 : Activités transversales • Assurer la contiuité d’acitivtés en cas d’absence de la responsable administrative PROFIL RECHERCHÉ Connaissances • Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur. • Offre de formation des diplômes de Santé • Bonne culture administrative et juridique • Principes et dispositifs de la formation continue. • Logiciels de gestion (Apogée, OSE, outils bureautiques). • Organisation et fonctionnement d’une équipe administrative. • Dispositifs et procédures liés aux relations internationales. Savoir-faire – Compétences opérationnelles Les missions nécessitent des compétences juridiques, organisationnelles, administratives et relationnelles. Le poste requiert une capacité d’adaptation au regard de la diversité des interlocuteurs et dans un contexte d’évolutions réglementaires et organisationnelles. • Maîtrise des outils bureautiques : Word / Excel / Power Point, messagerie • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe • Savoir rendre compte • Capacités rédactionnelles • Communiquer et faire preuve de diplomatie • Mettre en oeuvre des procédures et des règles • Travailler en équipe • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité • Mettre en oeuvre une démarche qualité Niveau III - Bac2 DUT BTS ou diplôme équivalent Encadrement Oui Conditions particulières d'exercice Conditions d’exercice : - Pics d’activités (rentrée et fin d’année universitaire) et déplacements ponctuels sur les autres sites de la Faculté de Santé - Participation aux examens PASS-LAS/JPO/Salons Le télétravail est possible après une période d’adaptation au poste, sous réserve de l’organisation et de l’intérêt du service. REJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITÉ Ancrée dans la capitale, l’Université Paris Cité est une université de recherche intensive, avec une forte dimension professionnalisante. Elle se positionne au meilleur niveau international pour le rayonnement et l’originalité de sa recherche, la diversité et l’attractivité de ses parcours de formation, sa capacité d’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation. Université à impact positif pour la société, l’Université Paris Cité a fait de la « santé planétaire » sa signature : « des êtres humains en bonne santé, au sein de sociétés en bonne santé, sur une planète en bonne santé ». L’Université Paris Cité comprend trois Facultés (de Santé, des Sciences, et Sociétés & Humanités), auxquelles sont rattachées 24 composantes et 110 unités de recherche, et intègre un établissement-composante, l’Institut de physique du globe de Paris, et un organisme de recherche associé, l’Institut Pasteur. Elle compte plus de 63 000 étudiants, 4 773 enseignants et enseignants- chercheurs ainsi que 2 767 personnels administratifs et techniques. Dans une démarche d’amélioration continue au service de son projet d’établissement, l’Université Paris Cité se dote de schémas directeurs et de plans d’action pour asseoir sa responsabilité sociétale et environnementale, et notamment s’engager pour les égalités et lutter contre toute forme de discrimination et de violence, agir pour la qualité de vie au travail et la transition écologique, et renforcer l’expérience étudiante. Rejoindre l’Université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes : celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle, de l’innovation, du dialogue, de l’ouverture aux autres et au monde.