RIFSEEP: 1
Fondements juridiques: Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.
Personnes à contacter:
La cheffe de Cabinet: maud.allanic@ille-et-vilaine.gouv.fr
Le directeur de cabinet: gabriel.morin@ille-et-vilaine.gouv.fr
Vos activités principales
Placé sous l’autorité conjointe du préfet, du directeur de cabinet et de la cheffe de cabinet, le titulaire du poste:
1 – En binôme avec une seconde assistante, assure le secrétariat du préfet :
- Accueil physique et téléphonique, filtrage des communications,
- Administration de la messagerie fonctionnelle du secrétariat du préfet,
- Gestion de l’agenda du préfet: planification, organisation et suivi des réunions; organisation des déplacements, réservations train et hôtel avec AMEX via CHORUS DT, réponses aux invitations
- Suivi du courrier réservé du préfet et diffusion d’orientations aux services attributaires,
- Prise de note, rédaction de courriers administratifs et constitution des dossiers administratifs (synthèse de documents),
- Suivi des parapheurs à la signature ou au visa du préfet,
- Préparation des réponses à la correspondance personnelle du préfet: félicitations, remerciements, vœux….
- Coordination, avec le personnel de résidence, de l’organisation des déjeuners et réceptions présidés par le préfet: élaboration et envoi d’invitations, recueil des réponses, élaboration de plans de table.
2 – organise et coordonne le fonctionnement et l’activité du pôle «Secrétariat particulier »:
- Suivi de l’agenda du directeur de cabinet,
- Préparation de dossiers, réunions ou événements ponctuels,
- Organisation matérielle des audiences adressées au préfet, notamment dans le cadre de visites officielles,
- Organisation d’audioconférences et de visioconférences,
- Rédaction des déclarations d’absence du Préfet et des arrêtés de suppléance zonale, régionale et départementale,
- Gestion des permanences et des congés des membres du corps préfectoral,
- Suivi des notes hebdomadaires de permanence,
- Gestion des stocks de fournitures et de cadeaux de représentation (y compris médailles de la préfecture),
- Gravure des médailles (hors distinctions honorifiques).
3 – met en œuvre les moyens nécessaires pour garantir la fiabilité, la qualité et les délais de traitement des affaires relevant du pôle
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