Gestionnaire administrative et financière / chargé d'accueil aux résidences h/f

Gestionnaire administrative et financière / Chargé d'accueil aux résidences H/F

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* Fonction publique : Fonction publique de l'État
* Employeur : AgroParisTech
AgroParisTech, Établissement d'enseignement supérieur et de recherche
* Localisation : Cité Universitaire, Paris 14
* Nature de l’emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
* Nature du contrat : Non renseigné
* Expérience souhaitée : Non renseigné
Rémunération : Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée, Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
* Catégorie : Catégorie B (profession intermédiaire)
* Management : Non renseigné
* Télétravail possible : Non


Objectifs du poste

Assurer la gestion administrative et financière des 250 logements de la MIAA et de la MINA (hors nuitées).


Gestion administrative

* Gérer les demandes de logements dans les 2 maisons de la Cité pour optimiser leur remplissage tout au long de l’année (étudiants d'AgroParisTech, étudiants internationaux, brassés de la Cité).
* Suivre les demandes dans SAM (logiciel de la CiuP).
* Traiter les demandes d’admission selon le type de logement souhaité.
* Saisir le dossier de chaque résident dans le logiciel de gestion des logements.
* Vérifier l’exactitude des données avec les Chargés d’Accueil.
* Actualiser les dossiers en cours d’année.
* Organiser et alimenter les dossiers partagés sur le serveur.
* Mettre en place des modes de classement et d’archivage accessibles à tous.
* Être l’interlocuteur des responsables d’exploitation des maisons pour organiser et gérer les brassages (30% des effectifs des maisons de la CiuP).


Accueil et fonctionnement quotidien des deux résidences

* Assurer des missions d’accueil dans l’une ou l’autre des résidences tous les jours du lundi au vendredi en suppléant l’absence des Chargés d’accueil à leur départ.
* Actualiser les documents institutionnels.
* Informer et accompagner les résidents dans leurs démarches administratives auprès de la CAF et d'autres organismes (préfecture pour les internationaux...).
* S'assurer de la préparation des logements.
* Assurer le lien avec les prestataires extérieurs en coordination avec les autres membres de l’équipe et vérifier les mains courantes.
* Répondre aux questions des résidents et en référer à la Directrice si nécessaire.
* Réaliser les états des lieux.


Gestion financière

* Encaisser chaque début de mois, les redevances par carte bancaire ou virement dans la caisse virtuelle sous le contrôle du régisseur.
* Enregistrer les règlements et établir le journal des encaissements, savoir en rendre compte (écrit/oral) en tant que mandataire du RAF des résidences.
* Aider les étudiants à préparer leur dossier de demande d’aide au logement (APL) et à résoudre les problèmes avec la CAF.


Gestion de l’entretien et des travaux

* Suivre le travail des agents de ménage et faire appel à un renfort si nécessaire (lorsqu’il y a de nombreux départs ou arrivées) en lien avec les équipes de la MINA et de la MIAA.
* Vérifier à chaque départ et arrivée, l’état des chambres.
* Faire remonter à l’agent de maintenance les dysfonctionnements et pannes rencontrés.


Santé, hygiène et sécurité des étudiants

La résidence des étudiants est un lieu privilégié pour être à l’écoute des étudiants. Il est important de :

* Veiller au respect des règles d’hygiène et de sécurité dans la résidence et au respect des normes réglementaires de sécurité des prestataires.
* Être attentif à la santé physique et morale des étudiants en assurant une veille discrète auprès d’eux.


Profil recherché

Savoirs

* Maîtriser les principaux logiciels de bureautique (Word et Excel) ainsi que la messagerie électronique et les différents applicatifs informatiques spécifiques à la gestion des résidences.
* Avoir une bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'établissement.
* Connaissance de la réglementation en matière d’hygiène et de sécurité.
* Avoir des connaissances budgétaires permettant d'assurer la fonction de gestionnaire métier pour suppléer la RAF.
* Bon niveau en anglais et en espagnol (B1).
* Bonnes capacités rédactionnelles.

Savoir-faire / Savoir-être

* Esprit d’initiative.
* Sens de l’organisation dans son travail.
* Savoir communiquer auprès de différents publics : étudiants, entreprises, partenaires.
* Adaptabilité et autonomie dans le travail.
* Faire preuve de réactivité face à un problème.
* Avoir le sens du travail en équipe et du travail à distance.
* Être à l’écoute des étudiants tout en faisant preuve de fermeté et d’autorité si cela est nécessaire.
* Faire preuve de discrétion et de diplomatie avec les résidents.
* Savoir gérer les priorités.
* Savoir rendre compte.


Éléments de candidature

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.


Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.


Personnes à contacter


Qui sommes-nous?

AgroParisTech est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère chargé de l'agriculture. Ses domaines de compétence s'adressent aux plans national et international aux grands enjeux du 21e siècle : la gestion durable des ressources naturelles, la protection de l'environnement, les innovations et l'intégration de la bioéconomie, l'alimentation des hommes et les préoccupations nutritionnelles, la santé, la prévention des risques sanitaires et la valorisation des territoires.
L'établissement assure des formations de niveau « M » (ingénieur et master), et de niveau doctoral. Il propose également des formations post-master et professionnelles sous le label « AgroParisTech Executive ».
AgroParisTech se structure autour de 5 départements de formation et de recherche, 24 unités de recherche, 1 ferme expérimentale, 1 halle technologique, 5 tiers-lieux ouverts dits « InnLab » et compte 3000 étudiants dont 12% de doctorants et 250 enseignants, enseignants-chercheurs et cadres scientifiques.
AgroParisTech est implanté sur 8 sites : les campus de Palaiseau, Montpellier, Nancy, Clermont-Ferrand et Kourou ainsi que la ferme expérimentale de Grignon, l'unité de recherche et développement ABI à Reims et l'antenne d'Orléans.
Le poste est basé dans la Cité Internationale Universitaire de Paris (14).


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