Secrétaire médicale - service des urgences lariboisière h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariat
Type de contratTitulaire ou CDD
RémunérationGrille hospitalière
Service d'affectationService des urgences
Présentation du service
La Fédération des Urgences (Service d'Accueil des Urgences - SMUR - Policlinique) de Lariboisière est un des grands sites d'urgence d'Ile de France avec plus de 86.000 passages par an. Il ne reçoit que des patients adultes.

Le Chef de Fédération est le Pr Patrick PLAISANCE, le chef de service des Urgences-SMUR est le Dr Eric REVUE, et le Chef de l'Unité Fonctionnelle Policlinique le Dr Caroline APARICIO. Le SAU-SMUR prend en charge des patients pour des urgences générales médicales et chirurgicales de l'adulte.

La partie SAUest composée de 7 secteurs différents :

· La zone d'accueil et d'orientation avec une borne d'accueil soignante et administrative, et les boxes d'accueil et d'orientation.

· Le circuit court

· Le circuit long

· La Salle d'Accueil des Urgences Vitales (SAUV)

· L'Unité d'Hospitalisation de Courte Durée (UHCD)

· Le secteur médico-social

· Une policlinique avec 21000 passages par an (consultations de médecine générale sans rendez-vous, consultations spécialisées sur rendez-vous)

HIERARCHIQUE DIRECT
- Cadres de santé du SAU

FONCTIONNELLES
- Chef de Fédération et Chef de Service
- Equipe médicale
- Cadres supérieur de santé
- Services administratifs

Vos missions
MISSIONS PERMANENTES

· Gestion des appels téléphoniques, du courrier, fax et courriels (messagerie Outlook)

· Saisie de courriers, comptes rendus de réunions

· Saisie des activités du personnel médical dans CHRONOS (seniors, internes, externes)

· Transmission mensuelle des gardes des internes de spécialité, des intérimaires au Bureau du personnel médical

· Relai interne des informations du service au personnel

· Gestion demandes d'informations médicales (envois de CRH aux médecins traitants, services hospitaliers APHP)

· Gestion des relations avec l'administration, les autres services du groupe hospitalier et du DMU

· Suivi des dossiers administratifs des médecins (courriers divers, attestations diverses, contrat de travail)

· Assure accueil médecins, étudiants en stage d'observation(demandes de codes applicatifs, conventions, badges)

· Participe aux réunions de service et conseil de service

· Participe à l'évolution de l'institution, mise en place de nouveaux outils de travail (logiciels)

· Fonction d'encadrement : accueil et encadrement des stagiaires dans le cadre de la validation des compétences

· Actualisation des coordonnées des médecins (plan blanc) et des numéros de téléphone utiles au service

· Gestion des demandes de communication de dossier médical en lien avec la chargée des relations des Usagers

· Gestion des demandes et des retours de dossiers externalisés (Pro-archives Systèmes)

· Gestion des congés des médecins (CA, RTT, Formations) après validation du Chef de service

· Accueil des représentants de laboratoires

· Saisie du codage des patients hospitalisés à l'UHCD et des admis au SAU (PMSI)

· Affichage plannings et informations diverses

· Gestion de l'agenda partagé des salles de conférences du SAU

MISSIONS PONCTUELLES

· Remplacement du secrétariat du Chef de service en cas d'absence, congés

· Remplacement au secrétariat hospitalier et UHCD (absence, congés)
- Accueil physique et téléphonique, renseignements des patients, familles
- Gestion des demandes des patients, familles, Police (certificats, CRH, bons de passage, réquisitions)
- Gestion du courrier
- Tri et classement des dossiers médicaux, résultats d'examens, clichés d'imagerie
- Reprographie des outils de traçabilités paramédicaux
- Gestion de tâche administrative pour l'encadrement supérieur du SAU

Profil recherché
Esprit d'équipe et de service, sens de l'organisation.
Assiduité, rigueur professionnelle, bonne connaissance de l'orthographe et du vocabulaire médical.
Maîtrise de soi, disponibilité, ponctualité, dynamisme, sens des initiatives.
Conscience professionnelle et discrétion.
Savoir-faire requis
Maîtrise des outils informatiques utilisés. Implication dans son travail. Disponibilité.

Connaissances associées
Bonne connaissance de l'outil informatique (Agenda électronique, Word, Excel, Power Point, Internet).
Notions d'anglais

Schéma horaireJour
Temps de travail7h30
Horaires de travail09h00-16h36. Repos Week-ends et jours fériés.
TélétravailNon
Vos avantages à l'AP-HPAVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION - Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge AVANTAGES SOCIAUX - Remboursement partiel des transports en commun 75% navigo ou forfait mobilité - Possibilité de parking - Possibilité de place en crèche - Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice) - Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses)

Description de l'hôpitalSitué à Paris (10è arrondissement), l'hôpital Lariboisière Fernand-Widal est un hôpital de proximité qui assure la prise en charge de pathologies neurologiques, cardiologiques, ostéoarticulaires ou encore de la sphère ORL. Il dispose d'une maternité de niveau 2A.
Référence de l'offre2