Chargé de l'administration générale (f/h)

À propos de nous

Située dans un cadre d’exception entre le bois de Vincennes et les bords de Marne et la ligne du RER A, la ville de Joinville le Pont (20 500 habitants) est une collectivité à taille humaine, aux projets variés et innovants, tournée vers la modernisation de son action et l’amélioration de la qualité du service rendu aux usagers.
Un peu moins de 500 agents œuvrent au quotidien au service des Joinvillais, sur une quarantaine de métiers différents, au sein de 8 écoles et centres de loisirs, 1 service Jeunesse, 5 crèches, un relais assistantes maternelles, 3 équipements sportifs, un centre technique municipal, une maison des solidarités et de l’emploi, une maison des associations, une police municipale, une école municipale des arts, une scène de spectacle, une salle de cinéma et un centre administratif.


Mission

La Direction des affaires juridiques et des assemblées est composée de trois agents. Elle participe à l’organisation, la préparation, la gestion et le suivi des instances délibérantes. Elle assure également la rédaction des actes juridiques, l’accompagnement des services dans l’aide à la décision, la gestion des sinistres et des relations avec les assureurs, ainsi que le traitement des contentieux de la collectivité.



Au sein de cette direction, le chargé de l’administration générale est, à titre principal, chargé du fonctionnement des instances de la commune en étroite collaboration avec le juriste chargé des assemblées et des assurances. Il assure également d’autres missions transversales, telles que la prise en charge des actes transmissibles au contrôle de légalité, la gestion des sinistres et des archives.




Votre mission : Sécuriser, Coordonner, Moderniser

En tant que chargé de l’administration générale, vous êtes le garant de la sécurité juridique et de la mémoire de la collectivité. En binôme étroit avec le Juriste des assemblées, vous occupez un poste stratégique à la croisée des chemins entre les élus, les services opérationnels et les partenaires extérieurs.


Vos domaines d’intervention clés :

Gestion des Assemblées

· Structurer le processus délibératif : Garantir le respect du rétroplanning annuel et produire l’ensemble des documents officiels (convocations, ordres du jour).

· Accompagner les services : Être une ressource pour la rédaction et la mise en forme des délibérations via le logiciel Webdelib.

· Vivre l’instance : Participer activement aux séances du Conseil Municipal (logistique, votes, signatures) et contrôler la retranscription des débats.



Gestion des Assurances En lien étroit avec le juriste, vous assurez la protection juridique et financière de la collectivité face aux risques :

· Exécution et renouvellement : Garantir la bonne exécution des marchés d’assurances en cours et collaborer activement à la préparation des procédures de renouvellement.

· Suivi financier : Assurer le suivi budgétaire des contrats, évaluer précisément la sinistralité de la commune et mettre en œuvre des actions correctrices pour en assurer la maîtrise.

· Gestion opérationnelle des sinistres : Prendre en charge la déclaration des sinistres, assurer l’interface avec les assureurs et les tiers, et piloter les dossiers jusqu’à l’obtention des indemnisations.

· Expertise et conseil interne : Etablir des outils de suivi (tableaux de bord), actualiser les procédures de déclaration et sensibiliser les services municipaux pour optimiser la gestion des dossiers de sinistres.

Maîtrise et Valorisation des Archives Vous êtes le garant de la mémoire administrative et de la bonne conservation des documents de la collectivité :

· Organisation de la chaîne d’archivage : Piloter la prise en charge des documents produits par les services, vérifier la conformité des bordereaux de versement et coordonner les opérations de tri, de cotation et de classement avec le prestataire.

· Optimisation du stock : Organiser l’élimination régulière et réglementaire des documents en lien avec les bordereaux d'élimination.

· Acculturation et procédures : Définir et actualiser les procédures d’archivage de la collectivité et accompagner les services municipaux dans leur application quotidienne.

· Accès à l’information : Gérer avec réactivité les demandes de consultation et de communication de documents émanant des services internes ou de tiers extérieurs.

Suivi Administratif et Transversalité

· Rendre les actes exécutoires : Accomplir les formalités de publicité et tenir les registres légaux de la commune et du CCAS.

· Gestion opérationnelle : Assurer l'accueil des usagers et la gestion des ressources administratives du service (commandes, fournitures).


Profil


Profil du candidat :

Savoirs :

* Bac +3 en droit public ou expérience significative sur un poste similaire ;

* Connaître les règles juridiques relatives aux instances et être en mesure de les appliquer ;

* Si possible expérience dans le fonctionnement des marchés d’assurance et/ou la gestion des archives ;

* Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités locales.

Savoir-faire :

· Maîtrise des outils numériques : Logiciels de gestion (Webdelib), outils bureautiques et outils de dématérialisation.

· Autonomie et organisation : Capacité à planifier son activité pour respecter des délais légaux impératifs.

· Aisance rédactionnelle et relationnelle : Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés (élus, directeurs, prestataires).

Savoir-être :

· Rigueur et méthodologie : Précision absolue dans la gestion des actes juridiques.

· Confidentialité et discernement : Sens aigu du service public.

· Réactivité : Capacité à s'adapter aux situations d'urgence.

Conditions d'exercice du poste :

Poste permanent à temps complet à pourvoir immédiatement par voie statutaire ou, à défaut, contractuelle, ouvert au cadre d’emplois des rédacteurs;

· 38 heures de travail hebdomadaires avec nécessité d’être disponible après 18h pour assister aux séances du conseil municipal (une fois par trimestre) avec 18 jours ARTT;

· Travail sur écran ;

· Rémunération statutaire, RIFSEEP, prime annuelle versée en 2 fois et forfait Mobilités durables ;

· Politique active en matière de prévention et de formation (accès à un plan de formation personnalisé, complet et continu) ;

· Adhésion au CNAS et conventions de participation sur les risques santé et prévoyance (participation employeur : 15€/mois pour la mutuelle et 24€/mois, dans la limite du montant total de la cotisation due par l’agent pour la prévoyance) ;

· Accès à un système de restauration collective à l’Hôtel de ville ;

· Lieu d’exercice des fonctions : Mairie de Joinville-le-Pont : 23 rue de Paris