Assistant(e) de direction gnl

Activités

Voici les missions qui vous seront confiées :

Gestion et optimisation de l'agenda complexe du Directeur :

Vous serez le maître de l'organisation en planifiant et en orchestrant les réunions, les rendez-vous et les déplacements professionnels avec une précision inégalée.

Organisation des réunions hebdomadaires/mensuelles/CODIR :

Vous jouerez un rôle clé en identifiant les créneaux, en réservant les salles et en envoyant les invitations. Vous préparerez les documents nécessaires, y compris les ordres du jour, les présentations et les rapports, et vous assurerez la prise de notes et l'organisation des documents de restitution.

Gestion de l’information :

Vous serez le gardien des documents et des dossiers confidentiels, en assurant leur organisation, leur classement et leur archivage appropriés. Vous effectuerez un tri régulier et un archivage dans des SharePoint.

Gestion des arrivées et départs des collaborateurs, stagiaires et prestataires :

Vous serez responsable de la création et de la suppression des badges d’identité, de la prolongation des badges et de la gestion des différents comptes des collaborateurs et des accès. Vous accompagnerez et intégrerez les nouveaux arrivants (« Onboarding »), en coordonnant avec les interfaces IT pour la création de comptes informatiques et la demande de matériels et logiciels. Vous gérerez les listes de distribution et les accès aux dossiers partagés, et vous assisterez l'IT lors des départs en assurant la restitution des postes et la suppression des accès.

Gestion des voyages et des notes de frais :

Vous organiserez des déplacements complexes, demanderez des visas et en assurerez le suivi. Vous gérerez les notes de frais spécifiques et leur validation en cas de délégation.

Office Management :

Vous serez en charge de la commande de fournitures, du signalement des problèmes de maintenance et de la participation au roulement de courrier.

Organisation d’événements, BU ou Compagnie :

Vous recueillerez et analyserez les besoins, rechercherez les lieux et réceptionnerez les devis. Vous suivrez le budget et contrôlerez les dépenses, assurerez le suivi logistique en amont et sur place, et suivrez la satisfaction post-évènement.

Comptabilité :

Vous réceptionnerez les demandes et devis, créerez des « Purchase Order » sur l’outil SAP, enverrez les bons de commande, suivrez les demandes, réceptionnerez les commandes et créerez les fournisseurs.