Assistant administratif & de gestion f / h

Assistant Administratif & de Gestion F/HES RECRUT est un cabinet de recrutement généraliste sur l’agglomération paloise. Nous avons une méthode d’approche directe, efficace pour l’entreprise et respectueuse des candidats.
La proximité est pour nous la garantie de réussite du recrutement et de votre futur bien‑être dans l’entreprise.
Notre client est une
organisation professionnelle nationale, acteur clé de la transition énergétique, qui fédère plus de 150 entreprises : PME innovantes, bureaux d’études, exploitants, industriels et leaders des énergies renouvelables.
Son rôle est
central
: animer la filière, représenter les entreprises auprès des institutions, coordonner des travaux techniques, organiser des formations, défendre les intérêts des professionnels et accompagner le développement du secteur.
Nous recherchons pour un poste en CDI, basé à Paris (5ᵉ arrondissement), un(e)
Assistant Administratif et de Gestion F/H. Véritable
pivot du fonctionnement interne, vous contribuez directement à la fluidité, à la rigueur et à la qualité des processus, tout en participant activement à la vie et au dynamisme de la filière.
Rattaché(e) au Délégué Général, vous rejoindrez une équipe engagée et à taille humaine, au service d’une
filière en forte accélération. Vous évoluer dans un environnement vivant et stimulant, où se croisent énergie, technique, enjeux climatiques, projets collectifs et relations institutionnelles.
Au cœur de l’organisation, vous interviendrez sur un
périmètre large
: coordination interne, organisation du quotidien, suivi des projets, gestion opérationnelle et appui direct au pilotage. Votre rôle est transversal, en interface avec l’ensemble des interlocuteurs internes et externes.
Véritable
point d’équilibre, vous contribuerez à
donner du rythme ,
structurer ,
fluidifier. Vous soutiendrez l’activité, créerez des repères, ferez circuler l’information et permettrez à l’équipe d’avancer dans les meilleures conditions.
Vos missions principales sont :Administration & support opérationnel
Accueil physique et téléphonique, accueil lors des événements, organisation des comités et instances.
Préparation des réunions
: réservations des salles et déjeuners, envoi des invitations, coordination logistique, interface avec les prestataires, production de documents.
Gestion du courrier et des expéditions.
Commande du matériel et des consommables.
Gestion financière, cotisations & relation adhérents
Préparation et
suivi des pièces comptables
;

coordination avecle cabinet comptable.
Facturation
des prestations de formation sur Facilia, suivi des paiements, relances.
Règlement des prestataires et relation avec les fournisseurs.
Pilotage de la campagne annuelle de cotisations
: envois, suivi, relances, échanges avec les services comptables des entreprises adhérentes (PME à grands groupes).
Gestion administrative du personnel : éléments variables, notes de frais, congés…
Gestion complète du processus
: devis, conventions, convocations, attestations, feuilles de présence et d’émargements, facturation.
Préparation des sessions : réservation des salles, traiteur, matériel, coordination avec les responsables pédagogiques.
Veille et respect des exigences qualité liées à la formation professionnelle (Qualiopi).
Communication & outils digitaux
Mise à jour du site internet (contenu) et utilisation des outils collaboratifs (SharePoint, Teams, formulaires en ligne).
Mise en forme des documents
(Word et PowerPoint), coordination et envoi des invitations, gestion des listes de contacts.
Soutien à l’organisation des événements de la filière.
Issu(e) d’un
BTS Gestion de la PME (GPME)
ou
BTS Comptabilité‑Gestion, vous justifiez d’une
expérience significative d’au moins 5 ans
sur un poste administratif polyvalent, idéalement en PME.
Vous avez déjà travaillé sur des
aspects comptables
(facturation, suivi, préparation des éléments pour le cabinet comptable), sur des missions
Ressources Humaines
(suivi de la formation, gestion administrative du personnel) et sur la
gestion de dossiers multiples .
Vous êtes à l’aise dans la
relation avec des interlocuteurs variés
et jouez naturellement un
rôle de facilitateur
: simplification des process, communication fluide, soutien opérationnel au quotidien. Vous évoluez dans des environnements où
rigueur, organisation et anticipation
sont essentielles.
Vous maîtrisez les outils numériques dans un
environnement Apple, notamment la suite Office (dont
Excel avancé ), Outlook, Teams, les logiciels comptables (facturation, suivi), les plateformes collaboratives, les outils en ligne, WordPress ainsi que la gestion de bases de données. Ce poste requiert une
véritable agilité numérique et organisationnelle, avec une capacité à jongler entre plusieurs outils et missions.
Vous aimez travailler dans une
petite équipe soudée, où la coopération et la confiance sont essentielles. Proactif(ve), vous savez organiser, suivre, relancer, anticiper et transmettre l’information, tout en restant efficace sur
plusieurs sujets en parallèle, y compris en période de forte activité.
Curieux(se) et apprenant vite, vous souhaitez contribuer à l’ amélioration continue. Votre relationnel est naturel et professionnel : diplomatie, finesse et
discrétion
font partie de vos atouts. Vous savez échanger avec des dirigeants, des élus, des adhérents ou des partenaires publics et privés, avec sens du service et goût du travail bien fait.
Vous appréciez les environnements associant
technique, transition énergétique, enjeux collectifs et projets structurants, sans qu’il soit nécessaire d’être spécialiste du secteur. L’équipe fonctionne dans un esprit
coopératif, où la communication est simple, le soutien mutuel naturel et la convivialité bien présente.
Localisation :Poste basé dans le 5ᵉ arrondissement de Paris, au cœur d’un quartier vivant et très bien desservi, où l’équipe aime déjeuner ensemble.
CDI – 37h50 hebdomadairesBase 35h rémunérée + 2h50 en RTT.
Horaires :9h à 13h puis 14h à 17h, avec une flexibilité naturelle lors des événements ou formations (prise de poste possible à 8h/8h30).
Rémunération :Entre
32 000 et 42 000 € bruts annuels
sur 13 mois, selon expérience.
50 % des tickets restaurant (valeur faciale 10 €)
50 % de la mutuelle
50 % du Pass Navigo
Compte épargne temps
Primes ponctuelles (résultats, événements majeurs)
Télétravail jusqu’à 2 jours/semaine
après intégration
Des
déplacements ponctuels
au national sont à prévoir (8 à 10/an), toujours planifiés en amont pour faciliter votre organisation.
Prise de poste souhaitée dès que possibleIntégration idéale avant début février 2026.
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