Assistant(e) de coordination

L'assistant(e) de coordination est rattaché au pôle appui et coordination. Il/elle doit posséder des connaissances acquises par la formation initiale ou la formation professionnelle, notamment :
- Des connaissances déterminées par un brevet de technicien supérieur Economie sociale et familiale, SP3S ou formation équivalente de niveau BAC+2
- Une expérience dans le secteur sanitaire et médico-social d'au moins 1 an dans un poste similaire

L'assistant(e) de coordination travaille sous l'autorité du Responsable du pôle Appui et Coordination. Il/elle assure la gestion administrative du pôle et participe à la mission de coordination des parcours de santé sur délégation des coordinateurs de parcours de santé.
Sous l'autorité du responsable du pôle appui et coordination, l'assistant(e) de coordination est chargé(e) de :
- Garantir le premier niveau d'accueil de la structure
- Participer aux actions de coordination des parcours de santé
- Assurer la gestion administrative au pôle appui et coordination
Mission d'accueil et de réception des demandes d'appui
- Accueillir et informer les usagers, familles et professionnels
- Recevoir, traiter et orienter les appels téléphoniques
- Assurer la gestion de la boîte mail partagée
- Enregistrer les demandes dans l'outil de coordination
- Orienter vers l'interlocuteur approprié au sein du DAC
- Fournir des informations générales sur le DAC et ses missions

Actions de coordination (sur indication du coordinateur de parcours)
- Mobiliser les intervenants et services nécessaires selon la situation (professionnels de santé, structures, partenaires)
- Rechercher les informations utiles à la prise en charge : contacts, documents, éléments médicaux ou sociaux
- Assurer la transmission d'informations aux usagers, aidants et professionnels
- Faciliter la réalisation de démarches administratives (déplacements ponctuels si nécessaire)
- Organiser les rendez-vous de l'équipe et coordonner leur logistique
- Préparer les documents types, courriers et supports administratifs
- Tracer dans l'outil les actions menées
- Participer ponctuellement aux visites à domicile
- Contribuer au suivi administratif de l'évolution des situations

Gestion administrative
- Préparer et suivre l'organisation de la commission hebdomadaire
- Contribuer au suivi de la démarche qualité du pôle
- Mettre à jour les répertoires, outils internes et bases nécessaires au fonctionnement de l'équipe
- Veiller à la mise à jour administrative des dossiers usagers
- Assurer le suivi des orientations réalisées par l'équipe
- Gérer le courrier : envoi, réception et distribution
- Actualiser les données statistiques
Savoir-faire
Connaissances des secteurs social, médico-social, sanitaire
Travail en équipe
Techniques de communication
Évaluation multidimensionnelle
Capacités rédactionnelles et esprit de synthèse
Capacités d'analyse et d'anticipation
Savoir rendre compte
Maitrise des outils bureautiques

Savoir-être
Capacités d'adaptation
Rigueur
Sens de l'organisation
Gestion des émotions
Autonomie
Dynamisme
Curiosité intellectuelle
Diplomatie
Capacité d'écoute, empathie, humanisme