Assisstante/e de direction h/f cdi lons

PROFIL DE POSTE
ASSISTANTE DE DIRECTION AFFAIRES GENERALES

En collaboration étroite avec la Directrice adjointe chargée des Affaires Générales, l'Assistant de Direction assure le secrétariat et les affaires administratives courantes ainsi que l'instruction et le suivi de dossiers rattachés au secteur et en lien avec la responsable des affaires juridiques.

Titulaire, stagiaire ou CDI
Poste basé à Lons-le-Saunier

MISSIONS PRINCIPALES :

Secrétariat :
- Assistance administrative au Directeur Adjoint et de la Responsable du secteur (gestion des appels téléphoniques, prise de rendez-vous, organisation des réunions et des instances, travaux de secrétariats divers.)
- Organisation des instances du Groupement Hospitalier de territoire (rdv, ordre du jour, compte-rendu)
- Traitement, mise en forme de documents et diffusions (comptes rendus de réunions, rapports, courriers, publipostages, notes de service et d'information)
- Gestion du circuit du courrier, du classement et de l'archivage
- Participation à l'instruction et suivi des enquêtes, des questionnaires et appels à projets,
- Participation à l'élaboration et suivi de conventions et contrats,
- Communication ponctuelle avec les usagers et leurs familles, ou proches, tutelles. (gestion des plaintes, des réclamations.)
- Aide à la gestion de dossiers divers

Assurer la permanence et la gestion des affaires courantes en cas d'absence de la secrétaire de la Direction générale.

COMPETENCES REQUISES

Savoir faire
- Organisation et priorisation des activités variées
- Traitement et relai de l'information (écrite ou orale)
- Qualités rédactionnelles et de synthèse
- Excellente maîtrise des outils bureautiques et informatiques

Savoir être

- Capacité d'adaptation et d'analyse de la situation
- Disponibilité, conscience professionnelle
- Discrétion, aisance relationnel, adaptation aux différents interlocuteurs,
- Sens du travail en équipe

LIAISONS HIERARCHIQUES

- Directeur
- Directrice ajointe chargée des affaires générales

LIAISONS FONCTIONNELLES

- Responsable des affaires générales et juridiques

Interlocuteurs :

- Externes : tutelles, usagers, collectivités territoriales .
- Tous les cadres supérieurs et cadres de l'établissement
- L'ensemble des équipes médicales, paramédicales, administratives techniques, logistiques.

Mobilité possible (déplacements ponctuels sur les sites et établissements du Groupement Hospitalier de Territoire)

ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL

- Poste à 37h30
- À 100% à repos fixe
- Horaire : à définir