Nous accompagnons actuellement un cabinet d'avocats international de premier plan, basé au Luxembourg, dans la recherche de son futur Office management assistant.
Ce que notre client propose
* Un environnement de travail stimulant et bienveillant, au sein d'un cabinet reconnu pour son excellence.
* Un poste clé dans le bon fonctionnement quotidien de la structure.
* Une culture d'entreprise collaborative et dynamique.
Ce poste polyvalent est au cœur des opérations quotidiennes du cabinet, avec un large éventail de responsabilités allant de la gestion des services généraux à l'appui administratif.
Vos missions principales :
Gestion des services généraux et du bureau
* Gérer les stocks de fournitures et les consommables alimentaires : suivi, commandes, réception.
* Coordonner les prestataires liés aux infrastructures du cabinet (nettoyage, sécurité, maintenance technique, etc.).
* Assurer l'entretien courant des équipements (machines à café, fontaines à eau, etc.) et remonter les incidents ou besoins de maintenance.
* Organiser les déménagements internes et veiller à l'optimisation des espaces de travail.
* Gérer les livraisons entrantes et sortantes de documents et colis.
* Être l'interlocuteur des fournisseurs pour les services de restauration, déchets, courrier, etc.
Soutien administratif :
* Accueil téléphonique, gestion du courrier et de l'agenda.
* Préparation et coordination logistique des réunions internes et externes.
* Suivi administratif des contrats fournisseurs, contrôle des factures.
* Renfort ponctuel à l'équipe de réception selon les besoins.
Coordination & communication interne :
* Être le point de contact des différents départements pour leurs besoins liés aux services généraux, notamment lors de l'organisation d'événements internes.
Profil recherché :
* Vous disposez d'un diplôme de niveau Bac +2 (type BTS, DUT) minimum.
* Vous justifiez d'au moins deux ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement dans un environnement exigeant (cabinet d'avocats, fiduciaire, grande entreprise).
* Vous maîtrisez parfaitement le français et l'anglais (oral et écrit). La connaissance du luxembourgeois, de l'allemand ou du néerlandais est un atout.
* Vous avez une excellente maîtrise des outils MS Office.
* Vous êtes reconnu pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre orientation service.
* Vous savez gérer les priorités, faire preuve d'autonomie tout en étant un véritable joueur d'équipe.
* Diplomatie, discrétion, réactivité et polyvalence sont des qualités essentielles pour réussir à ce poste.
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