Assurer l'accueil, la gestion administrative et contribuer à la gestion pédagogique du département Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA).
Rattaché hiérarchiquement au chef de département et au responsable des services administratifs, vos activités sont les suivantes :
- Assurer l'accueil et la gestion administrative du département
- Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, entreprises et vacataires)
- Réceptionner, traiter et diffuser l'information au sein du département (offres de stage, offres d'emplois, demandes d'informations, demande de rendez-vous...)
- Rédiger et transmettre les courriers administratifs
- Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion o Mettre en place des modes de classement et d'archivage accessibles à tous
Contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l'interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques
- Enregistrer les inscriptions pédagogiques dans Apogée
- Modifier des informations dans Apogée (Adresse mail, postale et numéro de téléphone)
- Editer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite (à la demande des étudiants)
- Gérer les absences (SCODOC)
- Stage : gérer les conventions de stage (AREXIS) et mise à jour de la base de données Afficher la liste des membres du Jury / classeur - envoi et centralisation des fiches d'évaluation
- Afficher la liste des membres du Jury
- Impression et affichage la publication des résultats après les jurys
- Modification des emplois du temps "changement simple" dans ADE (changement de salle, changement validé entre enseignant (permutation), changement de créneau et date)
- Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap
- Préparer les copies d'examen (+ Brouillon) et les PV d'émargement, liste d'étudiants, positionnement dans les amphis
Contribuer, en appui, au suivi des services d'enseignements du département en lien avec l'administration de l'IUT
- Vérification des dossiers de recrutement des vacataires dans SAGHE
- Vérification dans SAGHE des codes connecteurs (bascule APOGEE / ADE /SAGHE)
- Vérification dans SAGHE de la cohérence heures prévisionnels APOGEE et saisie ADE (signalement des dépassements)
- Saisie dans SAGHE de toutes les heures qui ne redescendent pas par ADE (Saé, autonomie, .)
- Compléter les tableaux de suivi (RH)
Assurer l'appui logistique du département
- Participer à l'organisation (achats, installation, .) des différentes manifestations du département (JPO, Cérémonie de remise de diplômes, .) et réserver les salles
- Participer à l'organisation des soutenances
- Transmettre les demandes (tickets GLPI) et besoins aux services techniques de l'IUT et en assurer le suivi
Contribuer, en appui, à la gestion financière du département
- Établir des bons de commande et vérification des livraisons
- Vérifier les factures d'achat avec les commandes et devis
- Suivre le stock de matériels et de fournitures
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Bonne maitrise des outils bureautiques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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