Assistant.e de direction (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Appui administratif à l'administrateur général
• Organisation de réunions avec des interlocuteurs de haut niveau, internes ou externes : coordination avec les VP, composantes et directions concernées, contextualisation des échanges, gestion des échéances.
• Gestion d'un agenda complexe et en évolution permanente (niveau présidence).
• Préparation et organisation des déplacements de l'administrateur général :
• Compilation des documents préparatoires et informations utiles aux réunions menées lors des déplacements.
• Gestion administrative et financière : établissement des ordres de mission, réservations (hôtels, transports), suivi et traitement des états liquidatifs.

• Organisation de certaines instances ou réunions récurrentes (ex. Bureaux du Groupe INP) : préparation, prise de notes, suivi des échéances et des dossiers, élaboration des ordres du jour à venir.
• Gestion et suivi des représentations de l'administrateur général au sein d'instances internes et externes : identification de remplaçants si nécessaire, transmission des informations clés, recueil des positions ou votes à porter, veille sur les échéances.

Appui au fonctionnement du cabinet
• En cas d'absence de la chargée d'appui au pilotage opérationnel : coordination et contribution à la réalisation des activités opérationnelles du cabinet, incluant l'analyse et traitement des sollicitations arrivant sur la boîte mail institutionnelle de la présidence.
• Contribution à la bonne circulation de l'information : communication claire et efficace avec les composantes, services internes et partenaires externes ; information et accompagnement des interlocuteurs dans leurs démarches.
• Appui à la gestion de la boîte mail institutionnelle de la présidence : traitement coordonné des questions, orientation vers les bons interlocuteurs, suivi des échéances, classement — dans le périmètre de l'agent et en situation de continuité de service.
• Rédaction de documents administratifs et de supports de présentation.
• Proposition et conception de processus administratifs et/ou de documents destinés à fluidifier le fonctionnement du service.
• Participation à la constitution et à la mise à jour de bases de données, notamment les fichiers de contacts.
• Alimentation et structuration de la documentation numérique partagée du service.
• Soutien logistique aux activités du cabinet.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances

Sont souhaitables (non indispensables) :
• Connaissances générales de l'organisation, du fonctionnement et des mécanismes décisionnels du système français d'enseignement supérieur, de recherche et d'innovation (ESRI).
• Connaissances en réglementation juridique, administrative et financière applicables aux établissements d'ESRI.
• Connaissance de Grenoble INP – UGA : sa structure, son fonctionnement, ses enjeux et ses projets stratégiques.

Compétences • Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités dans un environnement riche et évolutif.
• Capacité à rendre compte de manière claire et structurée.
• Sens de l'analyse, discernement et capacité à prendre du recul.
• Rédaction de documents formels et de notes de synthèse à partir d'informations diverses, de relevés de décisions.
• Élaboration, proposition et mise en œuvre de procédures et d'outils de travail.
• Aptitude à anticiper, prévenir et gérer des situations sensibles.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint...), éventuellement des logiciels SIFAC et Notilus.
• Conception d'outils de suivi.
• Suivi budgétaire (dépenses, reporting).

Qualités personnelles • Réactivité et forte capacité d'adaptation.
• Rigueur, fiabilité.
• Esprit de synthèse.
• Qualités relationnelles et de communication.
• Proactivité : force de proposition et capacité à rechercher des solutions.
• Autonomie et sens du travail en équipe.
• Sens de la confidentialité.
• Sensibilité aux enjeux politiques et institutionnels.
• Capacité à gérer les situations sous contrainte de temps.