Notre client, un cabinet de généalogie présent en France et à l'étranger, recrute pour son bureau parisien, un Assistant (H/F) administrative. Le recrutement fait suite à la mobilité interne du titulaire du poste dans une autre région. Le poste :
Le candidat (H/F)) sera fonctionnellement rattaché à l'assistant qui occupe le poste et qui rejoint un autre bureau en province. Il sera hiérarchiquement rattaché à la Responsable du bureau de Paris.
Il collaborera avec l'équipe de « chercheurs » et de « régleurs » du cabinet, avec les Assistantes et de nombreux interlocuteurs externes.
Le bureau parisien encore récent a pour vocation de se développer et compte aujourd'hui 5 personnes.
Missions :
La mission du cabinet de généalogiste successoral est de rechercher les héritiers, ou de confirmer leurs droits lors d'une dévolution successorale inconnue, incomplète ou incertaine.
Le généalogiste est un auxiliaire du notaire, dans le sens où le travail de recherche et le cas échéant, de représentation des ayants-droits, va faciliter le règlement de la succession dont ce dernier a la charge.
L'Assistant (H/F) en Cabinet de généalogie collabore donc avec « les régleurs » et les « chercheurs » du cabinet, mais aussi avec de nombreux interlocuteurs externes et les héritiers.
Ses missions principales :
Assurer l'accueil téléphonique du bureau (héritiers, prescripteurs, etc.)
Prendre les messages et les transmettre aux intéressés, y répondre, selon ses attributions et compétences
Formaliser et envoyer les contrats & procurations
Faire les ouvertures de dossiers et assister les régleurs pour la liquidation des dossiers de succession
Gérer les relances
Assurer un bon relationnel avec les Mairies, pour obtenir les documents le plus rapidement possible
Collaborer avec l'équipe du cabinet (chercheurs et régleurs, selon les besoins) et de nombreux interlocuteurs externes.
Assurer aussi certaines tâches comme la facturation et les relances. Le cabinet travaille aussi avec un expert-comptable.
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