Assistant administratif référent siège h/f

Depuis plus de 100 ans, nous mettons la puissance de notre média au service de vos idées.

Nous accompagnons les Français dans tous leurs lieux de vie hors foyer en délivrant le bon message, au bon endroit, au bon moment. Raison d'être :

Le/la Assistant(e) référent(e) siège Actifs et Développement assure la gestion administrative, commerciale et contractuelle des actifs publicitaires OOH en lien avec les collectivités, les bailleurs et les régions, tout en garantissant la qualité et la fiabilité des informations dans les outils de suivi.

Missions :

Rattaché(e) à la Responsable Process des Actifs et Développement, le/la Assistant(e) Référent(e) Siège Actifs et Développement assure, dans le cadre de ses responsabilités, les missions suivantes sans que cette liste ne soit exhaustive :

Interface avec les collectivités et les régions :

- Assurer le rôle de point d'entrée pour les appels et les mails des collectivités et des concédants en lien avec le Contract Manager.
- Assurer la coordination entre les entités régionales et le siège, en garantissant la bonne circulation de l'information.

Suivi commercial et administratif des contrats OOH :

- Gérer et suivre les contrats OOH, tant sur les volets commerciaux qu'administratifs.
- Vérifier la cohérence des informations contractuelles dans les outils de gestion.
- Mettre à jour les fichiers, conventions et documents liés aux contrats en cours.
- Appliquer les décisions stratégiques en matière de gestion des actifs OOH.

Contrôle et fiabilité des données :

- Être garant de la qualité des données dans l'outil de gestion de la relation client.
- Assurer la validité des contrats créés par les régions.
- Participer aux audits mensuels (exports BI) en validant l'intégration des modifications dans les systèmes.

Gestion financière et facturation :

- Contrôler et valider les factures émises par les bailleurs.
- Vérifier et approuver les demandes de paiements de redevances émises par les régions (chèques, virements).
- Suivre la planification et la validation des échéances pour les loyers supérieurs à 2 000 €.
- Assurer un suivi mensuel des charges (doubles charges, masse bailleurs).

Suivi et reporting :

- Produire et suivre les rapports réguliers (hebdomadaires, mensuels, bimestriels) sur l'activité contractuelle.

Traitement du courrier :

- Gérer la réception et l'envoi du courrier entre les régions et le siège.

Profil et Compétences :

- Diplômé(e) d'un Bac +2 gestion/ comptabilité
- Rigueur et sens de l'organisation
- Maîtrise des outils de gestion de la relation client et des systèmes d'information
- Compétences en suivi contractuel et en analyse financière
- Bon relationnel et capacité à travailler en réseau (régions, siège, partenaires externes)
- Maîtrise d'Excel

Présentation de l'entreprise

Cityz Media est un acteur français majeur de la communication extérieure.

Présent en France depuis plus de 100 ans, Cityz Media est le seul opérateur présent dans l'intégralité des lieux de vie, de consommation et de mobilité hors foyer, contribuant ainsi au rayonnement des villes et des marques en print comme en digital. Le groupe bénéficie d'une implantation dans plus de 50 agglomérations de plus de 100 000 habitants: au total, près de 4000 communes disposent ainsi d'au moins un mobilier publicitaire Cityz Media.

Par ailleurs, Cityz Media est également le premier acteur des bus en régions, avec une présence dans plus de 45 agglomérations et 20 000 faces publicitaires « bus ».

Leader en digital dans les centres commerciaux avec une implantation au coeur de plus de 200 complexes commerciaux majeurs, Cityz Media possède au total près de 3500 écrans digitaux dans les malls, la rue et les métros. Chaque semaine, Cityz Media permet aux acteurs privés et publics de communiquer auprès de 35 millions de citoyens-consommateurs.

Conscient des enjeux sociaux et environnementaux, Cityz Media participe au quotidien à la dynamisation des régions avec plus de 90% de clients locaux, contribue à la transformation des territoires grâce l'éco-conception de ses mobiliers et oeuvre à la diffusion de messages d'utilité collective pour bâtir la ville de demain, inclusive.