Vos missions en quelques mots Vous rejoindrez la Résidence Autonomie de la Direction Vie des Seniors et Autonomie du CCAS, cette résidence a pour mission principale d’accueillir des personnes âgées et leur proposer certains services individuels et collectifs afin de maintenir leur autonomie. Chaque jour, vous accompagnerez le responsable dans le bon fonctionnement de l’établissement, en participant à la gestion administrative, à l’encadrement des équipes, au suivi du matériel et à la sécurité des locaux, afin d’assurer un accueil de qualité aux résidents. - Vous assurerez l’accueil et le suivi relationnel des résidents, de leurs familles, des visiteurs, des prestataires de services et des bénévoles, en lien avec le Responsable d’établissement ; - Vous prendrez également en charge l’accueil téléphonique et physique des familles, des résidents et du public en l’absence de l’agent d’accueil ; - Vous gérerez les admissions et les sorties des résidents et assurerez le suivi administratif des dossiers ; - Vous remplirez les fiches de vacance des appartements et les transmettrez au service des admissions ; - Vous tiendrez à jour les dossiers des résidents ainsi que les éléments nécessaires à la facturation, au rapport d’activité et au suivi administratif sur les supports papier et les applications métiers ; - Vous assurerez le secrétariat courant de l’établissement en rédigeant courriers, notes, affiches, tableaux de bord et transmissions, tout en veillant au respect des procédures administratives ; - Vous participerez également aux séances du Conseil de la Vie Sociale en préparant les convocations, en rédigeant les procès-verbaux et les comptes rendus ; - Vous assurerez le suivi du registre de sécurité et de ses annexes, et contacterez les services d’urgence en cas de nécessité, en coordination avec le Responsable d’établissement ; - Vous participerez à la gestion des demandes d’intervention pour travaux et assurerez le suivi des tâches des agents en lien avec le responsable ; - Vous contribuerez à la gestion de l’économat en assurant le suivi des commandes, la réception des livraisons, la gestion des stocks et la mise à jour des inventaires ; - Vous participerez aux réunions de l’établissement et rédigerez les comptes rendus associés ; - Vous veillerez à la mise à jour des tableaux de suivi des animations et manifestations en lien avec l’animateur, et participerez à la continuité du service public ainsi qu’aux astreintes de la DVSA (EHPA – EHPAD) ; - Vous pourrez enfin être amené à remplacer le Responsable d’établissement en cas d’absence et veillerez en toutes circonstances à donner une image positive de la collectivité. Profil recherché Ce poste est fait pour vous si : - Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac à Bac2 en gestion administrative, en ressources humaines et/ou secteur médico-social ; - Vous connaissez la démarche projet, la démarche qualité et la réglementation en vigueur, notamment le statut de la fonction publique territoriale ; - Vous savez analyser les situations, rédiger des documents et utiliser les outils bureautiques ; - Vous êtes capable d’animer, d’encadrer une équipe et de déléguer efficacement ; - Vous faites preuve de réactivité, de rigueur et d’un fort sens des responsabilités ; - Vous possédez de bonnes qualités relationnelles, le sens de l’organisation et savez accompagner le changement ; - Vous êtes dynamique, disponible, adaptable et doté d’un esprit d’initiative. Et c’est un vrai plus si : Vous justifiez d’une expérience en encadrement d’équipe, gestion de projet et/ou coordination de service. Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.
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