Assistant(e) du président de l'université de bordeaux f/h

Informations générales Organisme de rattachement Université de Bordeaux Référence 2025-2137669 Date de début de diffusion 16/12/2025 Date de parution 16/12/2025 Localisation Bordeaux Intitulé long de l'offre Assistante du Président de l'université de Bordeaux F/H Date limite de candidature 15/01/2026 Nature du contrat CDD de 2 ans Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction Statut du poste Vacant Intitulé du poste Assistant(e) du Président de l'université de Bordeaux F/H Descriptif de l'employeur L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable et attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié, au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, tout en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine, et s’engager à relever les défis du XXIe siècle. La présidence de l'université met en œuvre la politique de l’établissement. Le Cabinet de la Présidence de l’université de Bordeaux est principalement chargé de l’organisation du travail et de l’animation de l’équipe politique, de la coordination des sujets politiques de l’établissement, du soutien logistique auprès du Président et de ses Vice-présidents, de l’organisation des activités protocolaires, du traitement des dossiers de distinctions honorifiques, ainsi que de la gestion des déplacements du Président et des membres de l’équipe de direction. Le poste d'assistant(e) du président requiert une disponibilité ponctuelle en dehors des heures de service, une excellente présentation et une grande discrétion, en particulier pour l'accueil de personnalités ou la participation au déroulement d'événements protocolaires. Dans ce contexte, nous recherchons l'assistant(e) de direction qui fera la différence. Description du poste Devenez l’assistant(e) du président d’une grande université française. Rattaché(e) au Cabinet de la Présidence de l’université, sous l’autorité hiérarchique directe de la Directrice de cabinet, le poste s’exerce en collaboration étroite avec la responsable du protocole et les assistantes de direction. En tant qu'assistant(e) du Président, vos missions sont : Assister le Président dans la gestion de son agenda (organisation de réunions, de rendez-vous, de missions, préparation des fonds de dossier, préparation des déplacements), en lien étroit avec la Directrice de cabinet. Gérer l’agenda du Président ainsi que celui de la Directrice de cabinet, avec une vision d’ensemble programmatique, en sachant prioriser, anticiper et contrôler les échéances. Assurer l’interface entre la Présidence, la communauté universitaire et les partenaires extérieurs. Accueillir les rendez-vous du Président, en particulier ceux avec les personnalités (délégations, responsables institutionnels, etc.). Participer à la préparation et au déroulement de certaines manifestations institutionnelles. Contribuer au bon fonctionnement du cabinet et en garantir la continuité de service. Superviser l’activité du Chauffeur du Président, avec lequel vous formez un binôme opérationnel. Sélectionner et diffuser l’information en interne et en externe ; analyser, redistribuer et réorienter les sollicitations et demandes vers les bons interlocuteurs au sein de la gouvernance. Répondre aux demandes d’informations émanant des autres services et des partenaires extérieurs. Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) de la Présidence. Retranscrire avec fiabilité des informations orales à l’écrit. Contribuer à la bonne organisation des événements portés par la Présidence, sous le pilotage de la Responsable du Protocole, et prendre part aux cérémonies protocolaires. Rédiger, saisir et mettre en forme des documents variés (courriers, rapports, certificats administratifs, etc.), puis en assurer la reproduction et la diffusion. Un rôle clé au cœur d’une université innovante : prêt(e) à relever le défi ? Conditions particulières d'exercice Spécificités du poste : Grande disponibilité, discrétion, rigueur Sens de la confidentialité Excellente présentation Descriptif du profil recherché Vos connaissances incluent : Techniques d'accueil téléphonique et physique Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat Techniques d'élaboration de documents Techniques de communication Modes de fonctionnement des administrations publiques Environnement et réseaux professionnels Culture internet Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues) Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention Vos compétences incluent : Savoir rendre compte Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Trier, hiérarchiser et classer les informations Gérer la confidentialité des informations et des données Accueillir et prendre des messages Savoir analyser et synthétiser Communiquer et faire preuve de pédagogie Mettre en œuvre des procédures et des règles Enregistrer et classer les documents Maîtrise des outils informatiques : Vous possédez une excellente connaissance des logiciels de bureautique ainsi que des outils informatiques pertinents. Vous faites preuve de : Rigueur : Vous accordez une attention méticuleuse aux détails et veillez à garantir l'exactitude dans chaque tâche. Bon sens relationnel : Vous communiquez efficacement avec vos collègues, favorisant ainsi un environnement collaboratif. Esprit d'équipe : Vous collaborez harmonieusement au sein d'une équipe dynamique et diversifiée. Flexibilité : Vous êtes prêt à vous adapter aux changements et à réagir aux nouvelles priorités. Proactivité : Vous savez anticiper les besoins et proposer des solutions innovantes. Profil recherché : Grande aisance relationnelle et rédactionnelle. Une expérience sur un poste similaire est fortement souhaitée. Temps plein Oui Rémunération fonctionnaires Selon indice détenu IFSE socle Rémunération contractuels (en € brut/an) entre 24 031 € et 28 284 € Informations complémentaires Informations complémentaires Perspectives : si contractuel, CDD de 24 mois et possibilité de renouvellement. Rémunération : Pour les agents titulaires, indice identique IFSE socle Pour les agents contractuels, selon profil et expérience, conformément aux grilles des agents contractuels Université de Bordeaux (prime contractuelle incluse). Avantages liés au poste : 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d’arrivée) Télétravail possible selon nécessités et organisation du service Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels Possibilité de parking du personnel Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail Parcours d’accueil et formations Processus de recrutement : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé(e) de recrutement. Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV ! Fondement juridique du recrutement L 332-7 (ex 6 quinquies) Télétravail possible Oui Management Non Localisation du poste Europe, France, Nouvelle Aquitaine, Gironde (33) Lieu d'affectation (sans géolocalisation) 43 rue Pierre Noailles, Domaine du Haut Carré - TALENCE Critères candidat Niveau d'études / Diplôme Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Niveau d'expérience min. requis Confirmé Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Date de vacance de l'emploi 01/03/2026 Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) job-ref-xhe38l4u15@emploi.beetween.com