Vous serez en binôme avec une autre assistante de direction dans le même bureau; alternance des prises de congés pour assurer la continuité des activités.
Répartition horaire à définir au moment de l'embauche mais présence obligatoire les mercredis.
Prise de poste dès que possible.
Vous aurez pour missions principales:
* Accueillir le public, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous des directeurs de l’Association
* Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
* Saisir et mettre en forme des documents, les transmettre et les classer
* Suivre les dossiers des assurances pour tout le périmètre OHS, en appui à la direction Financière (assurance RC + flotte de véhicules)
* Suivre les travaux du siège, assurer l’accompagnement des interventions de contrôle des installations (électrique, incendie, dératisation etc…)
* Assurer la coordination avec les services centraux des Ressources Humaines, services Financiers et Qualité: secrétariat, saisie de données, tableaux, reporting, facturation, participation à la démarche qualité
* Assurer l’organisation logistique des formations du périmètre du siège: suivi des tableaux des inscriptions, réservation de salle et de repas
* Assurer la réservation des véhicules OHS pour les déplacements des responsables de service ainsi que les réservations de salle de réunion
* Organiser les évènements divers
* Participation aux réunions de l’établissement et élaboration de compte rendu
* Etre titulaire au minimum d’un Bac+2 (BTS) dans le domaine administratif ou expérience équivalente.
* Posséder de très bonnes qualités rédactionnelles
* Maitriser les outils informatiques: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
* Avoir une connaissance de l’environnement de l’établissement (partenaires, fournisseurs, public, …)
* Savoir accueillir, gérer un planning
* Avoir des aptitudes à un travail partenarial dans le cadre d’une équipe pluridisciplinaire et faire preuve d’initiative dans l’organisation du travail
* Faire preuve de rigueur, d’organisation, de réactivité, d’initiative, de confidentialité et de discrétion
OHS de Lorraine, Association à but non lucratif depuis 1920 reconnue d’utilité publique, met tout en œuvre pour assurer une prise en charge de qualité des jeunes enfants, adolescents, adultes et personnes âgées confrontés aux conséquences multiples d’un état de santé déficitaire ou d’une situation sociale devenue contraignante. L’OHS Lorraine emploie 1850 salariés au sein de 55 établissements ou agréments sanitaires, sociaux et médico-sociaux au sein de ses filières Enfance et Handicap, Adultes et Personnes Agées, Sociale.
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