Description :
INTITULE DU POSTE:
GRADE: Adjoint administratif / Assistant(e) médico-administrative
FONCTION: Secrétaire médicale
AFFECTATION: Pôle Gériatrie – Soins de Suite et de Réadaptation – Unité d’hospitalisation à domicile - Site des Feugrais
CONDITIONS STATUTAIRES DE RECRUTEMENT:
Titulaire du Bac ST2S, S.M.S, ou bac F8 ou formation équivalente
Expérience en secrétariat médical souhaitée
Concours de secrétaire médicale acquis ou à acquérir
CONDITIONS GENERALES D’EXERCICE:
Coordonnatrice des secrétariats médicaux: Mme FONTAINE
Chef de pôle: Docteur LANGLOIS
Encadrement: Cadre de Pôle: Mme VIGIER
Cadre d’unité : Mme DOREY
Responsable chef de service: Docteur DONATO
Médecins coordinateurs: Docteur DONATO – Docteur BRUNG-LEFEVRE - Docteur MASSON
QUOTITE DE TEMPS__:_ _50%
BASE HORAIRE ANNUELLE: 784H
AMPLITUDE HORAIRE : 8H30 – 12H15 - (8H30 – 16H30 SELON ORGANISATION) POUR UN TOTAL DE 3H45 PAR JOUR
PAS D’ASTREINTE, PAS DE GARDE
à LIAISONS FONCTIONNELLES :
- Autres secrétariats médicaux
- Laboratoires
- Reprographie
- Médecins extrahospitaliers
- Ambulanciers de l’établissement
- Autres établissements de soins
- Partenaires extérieurs (kinésithérapeutes, médecins traitants, infirmières libérales, orthophonistes, podologues)
- Prestataires de santé à domicile
CONDITIONS PARTICULIERES:
Utilisation de 2 supports informatiques (Sillage, Clinicom) pour la gestion des dossiers patients.
Missions de gestion de facturation.
1- MISSIONS:
A- MISSIONS GENERALES:
Assurer le fonctionnement du secrétariat médical de l’unité d’hospitalisation à domicile.
Garantir la gestion administrative des dossiers et contribuer à la délivrance de renseignements d’ordre général dans son domaine de compétence.
B- MISSIONS SPECIFIQUES:
[*] SECRÉTARIAT
§ Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients et des familles (prise de rendez-vous, envoi de documents)
§ Assurer la traçabilité des demandes initiales de prise en charge (entrées, sorties et refus)
§ Prendre en charge la préparation, le suivi et le classement des dossiers d’hospitalisation en amont et en aval de la prise en charge
§ Assurer l’admission administrative du patient en hospitalisation à domicile (contrôle de l’identité, couverture sociale…)
§ Communiquer et suivre les demandes d’hospitalisation à domicile via Trajectoire
§ Faire le relevé journalier des entrées et des sorties.
§ Prendre les rendez-vous de consultation spécialisée, d’examen ou d’exploration fonctionnelle complémentaire et organiser les transports patients dans le respect de la réglementation
§ Assurer la frappe des comptes-rendus d’hospitalisation sur informatique et l’envoi de courriers divers, notamment les résultats de laboratoire aux médecins traitants
§ Recevoir et orienter les appels téléphoniques à destination des professionnels de l’unité (assistante sociale, psychologue, médecins)
§ Assurer le suivi statistique de l’activité de l’unité
§ Commander les imprimés auprès de la reprographie, des archives, des services informatiques et de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie
§ Assurer la mise à jour des différents documents nécessaires à l’organisation de l’unité avec la cellule qualité
§ Assurer de façon ponctuelle des remplacements dans les autres secrétariats du Pôle
§ Assurer l’envoi des conventions aux partenaires libéraux et les transmettre à la Direction des soins
[*] ACTIVITÉ LIBÉRALE
§ Récupérer, vérifier et transmettre à la DICOPP les honoraires des partenaires libéraux
§ Récupérer les feuilles des actes des infirmiers libéraux
§ Vérifier, en lien avec la lettre de mission, les actes des infirmiers libéraux et transmettre le document de facturation à la DSTH
[*] MUTUALISATION SSIAD
* Assurer le remplacement pendant les congés et absences
B- MISSION TRANSVERSALE:
Possibilité de participer à des groupes de travail divers organisés sur le plan institutionnel (qualité, conseil de Pôle, identitovigilance, sillage).
Profil recherché :
1- COMPETENCES:
A- CONNAISSANCES THEORIQUES ET TECHNIQUES:
§ Maîtriser les règles de grammaire et d’orthographe
§ Maîtriser le vocabulaire médical et la frappe de comptes rendus médicaux
§ Garantir les règles professionnelles
§ Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel…)
§ Disposer de notions de comptabilité
B- SAVOIR FAIRE:
Disposer de rigueur et méthode dans la gestion des dossiers et du secrétariat de l’unité.
Disposer de capacités d’organisation.
C- CAPACITES LIEES A L’EMPLOI
à SAVOIR ÊTRE:
Avoir le souci permanent d’un accueil téléphonique de qualité des patients, des familles, des professionnels.
Avoir le sens du travail en équipe.
Être dynamique, ponctuelle, discrèt...
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