Description de la mission
Gestion administrative des véhicules Locations longues durées :
1. Préparation des nouveaux dossiers de mise à disposition des véhicules : memo conducteur par mail, assurance, cde cartes total + envoi +info CDG / Assurance (base fichier excel et publipostage emailing)
2. Réception des BL/PVR et rapprochement avec les dossiers
3. Enregistrement des nouveaux véhicules dans le logiciel SIP2
4. Enregistrement des restitutions de véhicules + info loueurs et CDG, Compta et assurance
5. Gestion du planning de restitution
6. Relance mail auprès des conducteurs pour obtention des documents (BL, PVR, AR)
7. Modifications de contrat : validations des offres après vérification avec coordinatrice, envoi au loueur, Enregistrement dans SIP2
8. Gestion des transferts : enregistrement des nouveaux conducteur, réalisation des memos et envoi par mail aux collaborateurs + info loueurs et CDG, Compta et assurance
9. Commandes et suppression des cartes total liées aux véhicules : affectation, transferts, restitution
Gestion administrative des véhicules en Location Moyenne Durée
10. Prise en charge des demandes de LMD
11. Enregistrement des livraisons et des restitutions dans le fichier de suivi
12. Réalisation des mémos conducteurs pour les locations moyennes durée (base fichier excel et publipostage emailing)
Gestion des contraventions :
13. Réception des contraventions
14. Identification conducteurs
15. Enregistrement dans un fichier excel pour reporting
16. Mail de notification aux collaborateurs + demande identification du permis de conduire
17. Désignation auprès des services de l’antai
18. Courrier de requête en LRAR si nécessaire
19. Suivi des litiges contraventions
20. Connaissance du cadre réglementaire
Gestion de l’autopartage du site :
21. Réception des demandes, validation des disponibilités, confirmation par email
22. Indication du fonctionnement de véhicules
23. Vérification des véhicules (thermiques et électriques) signalement des anomalies et prise de RDV si nécessité entretien, pneus en coordination avec le chauffeur du Groupe
Gestion des badges des véhicules de flotte : gestion excel des badges, commandes, envoi, + info compta
Renseignements des collaborateurs, comptables et CDG sur question flotte.
Profil
Bac + 2 gestion / assistant manager
24. Adaptabilité à l’évolution des outils bureautiques (Bonne maîtrise du Pack Office)
25. Autonomie, prise d'initiatives, discernement
26. Application et respect des consignes
27. Organisation : planification des activités en tenant compte des contraintes et des échéances
Travail en équipe
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