Au sein de l'organisme de formation de l'Adpaei 69, vous interviendrez au côtés de la responsable du centre et des formateurs sur les différentes activités suivantes:
* Gestion administrative
Assurer l’accueil physique et téléphonique du service
Gérer le courrier postal, mails liés au fonctionnement du service
Gérer les dossiers de formation papiers/numériques (création, suivi, mise à jour, classement, archivage)
Suivre les plannings de formation
Rédiger les documents nécessaires au bon fonctionnement du service (compte rendu de réunion, documentation obligatoire, …)
Concevoir et diffuser des supports de communication
Assister la responsable de service sur la gestion quotidienne de service et dans la communication sur les réseaux sociaux
Interface comptabilité et facturation
Etablir les devis et les factures dans le logiciel de gestion commerciale
Vérifier la cohérence des devis, bons de commandes et factures
Réaliser les pré-imputations comptables et envoi au Siège des factures
Suivre le budget et les paiements
* Administration du personnel
Assurer le suivi administratif du personnel, en lien avec le service RH : suivi des absences, gestion des plannings, suivi des visites médicales, demande de nouveaux contrats,…
* Gestion commerciale
Gérer la relation commerciale au quotidien avec les clients et fournisseurs du service: suivi et réponses aux demandes, mise à jour des tableaux de bord, suivi et mise à jour des dossiers
Assister la responsable du service dans la recherche de nouveaux formateurs externes et la prospection de nouveaux clients
* Démarche qualité
Assister la Responsable du service dans le suivi de la certification Qualiopi :
enregistrement et suivi des évaluations des formation, des non conformités, etc… dans le logiciel Qualité, participation à la mise en œuvre d’actions correctives,
préparation documentaire et participation aux audits de certification
Votre formation de gestion administrative, et idéalement une première expérience (stages et alternances inclus) sur une fonction similaire seront des atouts à votre réussite sur ce poste.
Vous êtes dynamique, motivé(e) et force de proposition
Vous disposez d'une facilité d'adaptation, de communication et de travail en équipe.
Vous maîtrisez le Pack Office et le numérique, et disposez d'excellentes qualités rédactionnelles.
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