Assistant(e) administratif(ve) référent(e) h/f

GR Notarim, une marque du Groupe GR, recherche pour son client, une instance notariale interdépartementale, un(e) Assistant(e) administratif(ve) référent(e) H/F - Pôle Cotisations et Services Généraux.

Ce poste est un CDI à pourvoir immédiatement.

Au sein du Pôle Cotisations et Services Généraux d’une Instance Notariale composée de 6 salariés permanents, vous aurez un rôle de référent participant activement à la vie administrative, comptable et logistique de la structure.

Le poste s’inscrit dans un environnement professionnel rigoureux, où l’esprit d’équipe, la polyvalence et la fiabilité sont essentiels au bon fonctionnement collectif.

1. Gestion administrative et comptable
2. Suivi du volet comptable relatif aux cotisations des notaires.
3. Envoi et suivi des bordereaux de cotisations via le logiciel dédié.
4. Relances et échanges téléphoniques avec les notaires.
5. Accueil physique des confrères lors de leurs passages à la Chambre.
6. Participation au suivi et classement des dossiers administratifs et comptables.
7. Gestion des locaux et services généraux
8. Suivi des commandes de fournitures et gestion des prestataires.
9. Relations avec le syndic de l’immeuble et suivi des interventions.
10. Participation à la gestion logistique du site et à la maintenance des locaux.
11. Accueil et communication
12. Participation au standard téléphonique, en roulement avec les autres permanents.
13. Réalisation des tâches de secrétariat courant : rédaction, mise en forme, classement, suivi de correspondance et gestion documentaire.
14. Contribution à la diffusion des informations internes et à la circulation fluide des échanges.
15. Référent de pôle
16. Coordination et suivi de l’activité du pôle Cotisations & Services généraux.
17. Rôle d’interlocuteur privilégié sur ces thématiques auprès des autres permanents.
18. Participation à la mise en œuvre et au respect des procédures internes et à la continuité du service.

COMPETENCES REQUISES

Formation et expérience

19. Formation juridique ou administrative appréciée (mais non obligatoire).
20. Expérience en secrétariat, gestion administrative ou suivi comptable souhaitée.

Compétences techniques

21. Excellente rigueur administrative et sens du respect des process.
22. Bonne appétence pour les chiffres et compréhension des notions comptables de base.
23. Très bonnes capacités rédactionnelles et orthographiques.
24. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
25. Bonne capacité à coordonner et prioriser les tâches.

PROFIL RECHERCHE

26. Rigueur, discrétion et conscience professionnelle.
27. Esprit d’équipe, adaptabilité et polyvalence.
28. Bonne gestion du stress et sens du service.
29. Fiabilité, bon sens, et volonté d’évolution.
30. Capacité à se remettre en question et à s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.

CONDITIONS ET AVANTAGES

31. Contrat : CDI, avec période d’essai de 3 mois.
32. Statut : T1 (évolution possible vers T2) / Coefficient : 132.
33. 13ème mois
34. Temps de travail : 35 heures par semaine.
35. Horaires : 9h – 12h30 / 13h30 – 17h, du lundi au vendredi.
36. Titres-restaurant.
37. Mutuelle d’entreprise.
38. Évolution possible vers un niveau T2 selon l’investissement et la montée en compétences.