Secrétaire médicale aux explorations neurologiques et centre du sommeil f/h

Métier

Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Service d'affectation

Explorations neurologiques et centre du sommeil

Présentation du service Service d’explorations fonctionnelles multidisciplinaires, physiologie, centre du sommeil

Présentation par secteur:

Explorations fonctionnelles respiratoires (Secteur non concerné par le poste à pourvoir)

Explorations rénales et métaboliques, ostéodensitométrie (Secteur non concerné par le poste à pourvoir)

Explorations cardio‑vasculaires (échodoppler cardiaque et vasculaire, holters tensionnels et cardiaques, épreuves d’effort, électrocardiographie) (Secteur non concerné par le poste à pourvoir)

Explorations neurologiques et sommeil (électroencéphalographie, polysomnographie, polygraphie ventilatoire, pathologies du sommeil) (Secteur concerné par le poste à pourvoir)

Explorations neurologiques, hôpital BEAUJON (électroencéphalographie) (secteur non concerné par le poste à pourvoir)

COMPOSITION DE L’EQUIPE: Chef de service Pr Marie‑Pia D’ORTHO

Equipe médicale: 1 PUPH Chef de service et référent du sommeil, 1 PUPH responsables des explorations rénales, 1 PUPH responsables des explorations cardiovasculaires, 2 MCUPH, 6 PH temps‑plein, des praticiens attachés, 2 CCA.

Equipe paramédicale: 1 cadre de santé paramédicale, 19 infirmiers, 12 aides‑soignants, 3 manipulateurs d’électroradiologie médicale, 3 techniciennes de laboratoire, 4 secrétaires.

Vos missions Missions permanentes

Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients, des familles et des professionnels de santé

Informer, orienter et conseiller les usagers

Créer, gérer et mettre à jour les dossiers administratifs des patients

Vérifier la conformité des informations administratives

Gérer les rendez‑vous et les agendas médicaux en fonction des priorités et des urgences

Organiser les consultations, examens et hospitalisations (HDJ, HDS)

Assurer le suivi administratif des prises en charge des patients

Saisir et suivre les données médico‑administratives (dont le codage de l’activité)

Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus médicaux après validation

Mettre à disposition les comptes rendus dans ORBIS

Traiter les courriers, mails, fax et en assurer le suivi

Classer et archiver les dossiers médicaux et documents administratifs

Renseigner les outils de suivi d’activité

Élaborer les plannings prévisionnels des médecins et en assurer la validation mensuelle

Participer aux staffs de programmation et en rédiger les comptes rendus

Missions secteur d’activité Accueil et gestion des rendez‑vous

Prendre et organiser les rendez‑vous via les outils (ORBIS, AGHATE, téléphone, etc.)

Assurer le bon déroulement des programmations: les consultations, les examens, HDJ, HDS

Accueillir et gérer les flux de patients (y compris en zone d’attente)

Coordonner la prise en charge et les déplacements des patients (logiciel de transport)

Missions ponctuelles

Participer aux actions de formation liées au poste

Accompagner les nouveaux professionnels dans leur prise de fonction

Participer aux réunions de service

Contribuer aux projets d’amélioration du service

Profil recherché SAVOIR‑FAIRE REQUIS

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire

Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez‑vous des hôpitaux de jour et de semaine

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

Respecter le secret médical, et la discrétion professionnelle

Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité

Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en physique, par téléphone ou par mail

Avoir le sens relationnel et de la réserve

Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau

Maîtriser l’outil informatique et les logiciels métiers

Connaissances associées

Connaissances opérationnelles en : Bureautique

Codage des actes

Communication

Droits des usagers du système de santé

Organisation et fonctionnement interne de l’établissement

Connaissances en vocabulaire médical

Connaissances générales en réglementation des archives

Qualités professionnelles requises

Faire preuve de rigueur

Organiser son travail de manière efficace

Savoir rendre compte de son activité

Respecter la hiérarchie

Être assidu et ponctuel

Manifester un intérêt pour les secteurs médico‑techniques

Schéma horaire

Jour

Temps de travail

7h30

Horaires de travail

L’amplitude horaire est de 8h30-16h30, du lundi au vendredi, sur la base de 7h36 ou 7h30 par jour,

Télétravail

Oui

Langues

Français

Niveau

3- Niveau professionnel

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