Assistant / assistante de gestion administrative (h/f)

Mission :
Assurer la gestion administrative et financière des achats et des missions d'un portefeuille d'équipes de recherche, et participer à la mise en œuvre de la stratégie d'achat de l'unité

Activités :
// Assurer la gestion des achats réguliers pour 4 équipes de recherche, pour les services et pour les plateformes de l'unité
- Engager les crédits dans l'application Geslab en établissant les bons de commande
- Saisir les services faits
- Traiter les Workflows
- Assurer le suivi des commandes non soldées
- Produire et collecter les données juridiques, comptables et financières prévues
// Assurer la gestion administrative et financière des missions pour 2 équipes de recherche
- Suivre et compléter les demandes d'ordre de mission dans l'application Etamine
- Valider les réservations de transport et d'hébergement dans l'application Notilus / Goelett
- Collecter et produire les pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'état de frais dans Notilus, et procéder à leur liquidation
- Veiller à l'application de la réglementation
- Assister les missionnaires dans leurs démarches
// En lien avec son responsable, assurer la mise en œuvre des procédures de marchés publics
- Rédiger ou aider à la rédaction des pièces du dossier de consultation des entreprises
- Élaborer ou aider à l'élaboration de la grille d'analyse des offres
- Analyser, négocier si la procédure le permet, et sélectionner les offres en collaboration avec le prescripteur
- Assurer la traçabilité des actes d'achats, procéder à l'archivage des pièces justificatives
// Assurer la continuité de service avec sa binôme sur la gestion des commandes et des missions
// Diffuser les informations pertinentes en assurant une veille réglementaire
- Suivre l'évolution de la réglementation, des directives et procédures financières des domaines achats et missions
- Rendre compte à son responsable de l'état d'avancement des dossiers
- Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives ou sur l'évolution de la législation et ses conséquences à l'ensemble de l'unité
- Préconiser les bons réflexes et les bonnes pratiques aux prescripteurs