Secrétaire administrative (h/f) - ifms au centre hospitalier de bagnols-sur-cèze

[76026] CH Bagnols sur Cèze
Au sein de l'IFMS, vous participez au bon fonctionnement administratif et logistique de l'institut. Vos missions s'articulent autour de deux axes majeurs :
- Administratif et budgétaire
- Relationnel
L'activité dépend directement :
-des missions et objectifs de développement de l'IFMS,
-de l'activité de l'équipe enseignante,
-du nombre d'étudiants et de candidats,
-des prises en charge financières.
Elle fluctue selon les travaux institutionnels (instances, bilans, statistiques, gouvernance.).
Activités principales
1. Fonction secrétariat
-Accueil des visiteurs, vacataires, candidats et étudiants.
-Suivi administratif complet des étudiants.
-Gestion des appels téléphoniques, courrier, classement, archivage, reproduction.
-Rédaction de courriers courants.
-Participation aux instances de gouvernance : prise de notes, comptes rendus, envoi aux participants.
-Transmission d'informations dans le strict respect de la confidentialité.
2. Fonctions spécifiques
Sélection IDE
-Gestion des dossiers d'inscription.
-Envoi des convocations aux écrits/oraux.
-Organisation des épreuves orales avec les formateurs jurys.
-Suivi des listes (principale, complémentaire, non admis), affichage des résultats et envoi des courriers.
-Réalisation des résultats et statistiques pour les instances.
Suivi des étudiants
-Mise à jour des listes IDE.
-Suivi sur Formeis et suivi des cohortes.
-Suivi des prises en charge financières.
-Création des dossiers 1re année sur HEXTANT (badge, paye, restauration).
Diplomation
-Préparation des dossiers et envoi à la DREETS.
-Information et remise des diplômes.
Intégrations
-Examen des demandes d'intégration (transfert d'autres IFMS).
Appui à la Directrice
-Contribution au budget prévisionnel.
-Création/optimisation d'outils de suivi budgétaire.
-Participation à la démarche qualité.
Connaissances requises
-Maîtrise Word, Excel, Formeis, SOLSTISS, KAIROS, bourses régionales, HEXTANT.
-Législation liée aux formations paramédicales (référentiel infirmier 2026).
-Gestion des déclarations d'accidents du travail des étudiants.
Qualités professionnelles attendues
-Excellentes compétences de communication écrite et orale.
-Confidentialité, respect du secret professionnel.
-Organisation, gestion des priorités, anticipation.
-Capacité d'adaptation, de négociation et de positionnement.
-Esprit d'équipe, capacité à maintenir un bon climat de travail (bureau partagé).
-Sens des responsabilités, autonomie, initiative et innovation.
-Respect des règles institutionnelles.
Contribution aux objectifs de l'IFMS
-Participer au développement de l'image et de la notoriété de l'institut.
-Contribuer à l'efficacité des réseaux d'information et de communication internes et externes.
-Temps de travail : 80%, du mardi au vendredi
-Rémunération : selon grille indiciaire
-Avantages : RTT et congés annuels
Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter : ou bien au .
Description du profil recherché:
Envie de mettre vos compétences administratives au service de la formation en santé ?
Rejoignez notre établissement à taille humaine, au coeur d'un territoire attractif, où proximité, confiance et reconnaissance font partie de nos valeurs. Ce poste de Secrétaire Administrative (H/F) est fait pour vous !
Horaires : Horaires normaux