Charge( de projet evenementiel

Rejoignez notre équipe dynamique et engagez-vous dans la réalisation d'événements exceptionnels au sein d'un environnement empreint de valeurs de paix, de tolérance et de solidarité, héritage des idéaux fondateurs de la Cité internationale. Le/la chargé(e) de projet événementiel répond à la demande du client, propose une solution, met en œuvre et assure le suivi des évènements, dans le cadre d’évènements commerciaux, institutionnels, ou publiques. Il/elle établit un devis, coordonne, planifie, et contrôle les différentes tâches liées à l’organisation de l’événement. Il assure le lien entre la Fondation et les différents intervenants. Vos principales activités seront les suivantes : Développement d’activité - Analyse du besoin et conseil Mettre en œuvre la politique commerciale de la Fondation (CA, objectifs, thématiques) en respectant les valeurs de la Fondation Mettre en œuvre les plans d’action en fonction des objectifs définis (prospection, taux d’occupation, marge,…) Analyser les attentes pour identifier les besoins en matière d’organisation Etudier la faisabilité du projet dans sa dimension technique, logistique et financière Présenter le projet pour validation Développement commercial Prospection de nouveaux clients, suivi et fidélisation du portefeuille, identification d’opportunités et contribution à la croissance de l’activité Gestion administrative et commerciale du dossier Effectuer les chiffrages, proposer un devis et négocier avec le client Elaborer les conventions et contractualiser l’opération avec le client (devis, arrhes) Suivre et garantir le versement des arrhes en collaboration avec l’assistant(e) Clôturer l’évènement, élaborer le procès-verbal de l’évènement et transmettre le dossier pour facturation Mesurer les retombées quantitatives et qualitatives de l’événement par rapport aux objectifs définis Participer aux réunions commerciales et préparer les reportings Production et coordination des évènements Elaborer techniquement l’événement et planifier son organisation Mettre en place et réaliser les repérages avec le client (techniques, prestataires et espaces) et déjeuner test Effectuer les synthèses des repérages et élaborer les fiches de production Effectuer les demandes d’état des lieux auprès des services interne Mettre à jour les informations dans le logiciel AGORA Transmettre les informations aux prestataires et équipes internes et effectuer les réunions de briefing (feuille de route/ réunions traiteurs et sécurité) Superviser, coordonner l’évènement sur site Coordination des prestations additionnelles externes Recevoir les devis et commander les prestations (audiovisuel, hôtesses d’accueil, nettoyage, sécurité, team building…) Vérifier la conformité des prestations et transmettre le devis pour signature et commande Coordonner l’organisation de l’évènement avec les prestataires Superviser le prestataire sur site Suivre la facturation des prestataires Veille Participer à la veille juridique sur les supports du service (factures, conditions générales de ventes…) Connaître le marché, les acteurs, et l’état de la concurrence dans le secteur évènementiel Benchmarker les prestations et tarifs Participer à la démarche d’amélioration continue (enquêtes clients, produits) Profil recherché: Nous recherchons un profil Bac 3 à bac5 - évènementiel, hôtellerie restauration, tourisme 5 ans d’expérience à un poste similaire Maîtrise du logiciel Ungerboeck Software est un plus Organisation, rigueur, Autonomie Rémunération et avantages: Rémunération : selon profil 13ème mois à partir d'un an d'ancienneté Prime d'ancienneté à partir d'un an d'ancienneté Plusieurs points de restaurations Une mutuelle d’entreprise avec un contrat familial Des accords très avantageux permettant de bénéficier de 6 semaines de CP et 21 jours de RTT 1 jour de télétravail à partir de 6 mois d’ancienneté Un CSE dynamique