Assistant(e) de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Rattaché(e) au Directeur de l’Aménagement et du Cadre de Vie, et au sein d’une équipe de 7 personnes, l'assistant(e) de direction, en assurant les fonctions de secrétariat de la direction, apporte une aide au directeur et aux chefs de services en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. Missions / conditions d'exercice Accueil administratif de la direction de l’aménagement et du cadre de vie (service urbanisme et service du contentieux de l’urbanisme et du cadre de vie) :
Réception et traitement des appels téléphoniques
Accueil physique des administrés

Certificats d’urbanisme et notes de renseignements d’urbanisme
Enregistrement des demandes de RU et CU
Rédaction et envoi des décisions de RU et CU
Classement / archivage des dossiers

Autorisations d’urbanisme (en lien avec les instructeurs) :
Enregistrement des demandes pour permettre l’instruction dématérialisée
Traitement des envois et classement / archivage des dossiers

Déclarations d’Intention d’Aliéner :
Enregistrement des déclarations
Demande d’information aux notaires
Rédaction et envoi de courriers aux administrés et notaires
Classement / archivage des déclarations

Assistance à la préparation et au suivi administratif des commissions de sécurité :
Préparation des convocations
Mise en forme de documents administratifs
Suivi administratif en lien avec les services extérieurs
Suivi des informations relatives aux ERP
Envoi / classement des dossiers


Suivi de l’occupation du domaine public :
Echanges avec les commerçants
Rédaction de courriers et d’arrêtés
Suivi de la redevance d’occupation du domaine public en lien avec le service des finances

Rédaction d’arrêtés divers :
Bateau en line avec les services techniques
Numérotage, alignement …

Tâches transversales :
Impression, envoi (traitement des parapheurs), classement et archivage des courriers divers
Recherche d’archives
Reprographie
Gestion de l’affichage
Rédaction d’attestations et courriers divers Profils recherchés Diplômé(e) d’une formation de type BAC-BTS en assistanat de direction, vous disposez d’au moins une expérience similaire. En outre vous avez une bonne compréhension et une bonne maîtrise de l’environnement territorial :
•Sens du service public, discrétion
•Sens de l’organisation, méthodique et rigoureux(se)
•Réelle capacité à travailler en équipe
•Qualités relationnelles
•Autonomie, sens des responsabilités et prise d’initiative
•Dynamisme
•Capacité d'analyse et de synthèse
•Maîtrise de l’outil informatique (logiciels de bureautique, dématérialisation, gestion des courriers…)
•Gestion de l’accueil de public
•Travailler en transversalité (services internes / externes)

Force de proposition, disponible et doté(e) d’une aptitude certaine dans la gestion administrative, organisé(e) et sens du service public