Aider un peu, beaucoup
L’association ISATIS a pour objet d’accompagner les personnes souffrant de troubles psychiques dans leur vie quotidienne, sociale et professionnelle.
À travers ses établissements et services situés en Provence-Alpes-Côte d’Azur, Corse et Occitanie, ISATIS accueille et accompagne près de 4000 personnes chaque année.
La Direction Territoriale Alpes-de-Haute-Provence recrute un(e) Secrétaire médico-social(e).
Lieu : Direction Territoriale Alpes-de-Haute-Provence
Spécificités du poste
Les services accueillent un public en difficulté et notamment celles souffrant de troubles psychique, suivant leurs besoins et leurs demandes. La secrétaire médico-sociale doit spécifiquement être sensibilisée à cet aspect de l’accueil ainsi qu’à une bonne gestion de la distribution de l’information.
La secrétaire a pour première fonction l’accueil des personnes reçues qu’elles soient usagers, visiteurs ou partenaires professionnels. L’accueil se doit d’être réalisé dans une dimension de représentation de l’association et de l’établissement, d’abord par son aspect informatif.
Dans ce cadre, elle réunit les conditions environnementales agréables et les qualités humaines (disponibilité, courtoisie, diplomatie…) permettant aux personnes de se sentir entendues dans leur présence et leur demande.
L’accueil s’applique également dans la gestion des demandes, directes ou téléphoniques des usagers.
Responsabilités
La secrétaire observe la règle de la discrétion.
Elle s’attache à ce que ses interventions soient conformes aux valeurs définies par l’association ISATIS (projet associatif et charte de l’association).
Missions principales
• Accueil téléphonique et physique
• Traitement des mails
• Traitement du courrier (dépouillement du courrier arrivé, classement et remise aux destinataires)
• Classement et archivages
• Gestion de l’économat bureautique (commandes fournisseurs)
• Travaux administratifs (courriers, numérisation de documents…)
• Création de dossiers informatiques et papiers (personnes accueillies)
• Gestion des dossiers usagers et assurer la confidentialité des informations
• Participation aux réunions de services
• Prise de note et rédaction de compte rendu
• Saisies de données sur logiciels et plateformes (VIA TRAJECTOIRE, MEDIATEAM, AGEFIPH, CHORUS)
• Création et suivi de tableau de bord, saisies et extraction des données
• Gestion de caisse de fonctionnement de service
Compétences requises
Savoir-faire :
• accueillir, écouter, renseigner, diriger vers les bons interlocuteurs, faire circuler les informations de façon précise et en temps voulu ;
• comprendre le rôle et le fonctionnement des différents secteurs et services, savoir qui fait quoi ;
• prendre des notes, rédiger des courriers, frapper des documents, photocopier et distribuer ;
• organiser, classer.
Savoir-être :
• accueil, discrétion, tact et diplomatie, confidentialité ;
• dynamisme ;
• rigueur et organisation, esprit de synthèse ;
• capacité à travailler sur plusieurs tâches en même temps ;
• capacité d’adaptation ;
• rapidité d’exécution ;
• bonne présentation.
Connaissances :
• maîtrise d’Excel ;
• techniques de communication ;
• orthographe irréprochable, bonne rédaction.
Certifications / Diplômes
• Titre professionnel secrétaire assistant médico-social
• Secrétaire médical et médico-social
Conditions
• Type de contrat : CDI
• Convention collective du 26 août 1965
• Date d’embauche prévue : prise de poste immédiate
• Temps de travail : 0.8 ETP, 4 jours / semaine
• Salaire de base mensuel brut : 1 823,03 € brut pour 1 ETP ; 1 458,42 € brut pour 0.8 ETP + primes conventionnelles
• Permis B : obligatoire
Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) par mail à :
À l’attention de Madame La Directrice Territoriale Alpes-de-Haute-Provence
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