Secrétaire de direction

Description de l'offre:

Rattaché au Directeur ou à la Directrice de l'établissement, vous serez le relais et l'interlocuteur privilégié des résidents, familles et personnel : Vous exercez vos missions sous la responsabilité directe de la directrice d'établissement. Vous participerez à l'accueil des résidents et de leurs proches ainsi qu'à la vie administrative de l ‘EHPAD.

Intervenant au sein d'une équipe pluridisciplinaire, c'est avec autonomie et soutien que vous remplirez l'ensemble des fonctions et rôles propres d'un assistant de direction :

* Assurer l’accueil physique et téléphonique sur la résidence
* Communiquer des informations simples : lorsque l'établissement n'est pas en mesure de traiter les demandes des visiteurs, et qu'il s'agit de questions courantes et récurrentes, il est conduit aux orienter vers les organismes habilités à satisfaire leur demande,
* Réaliser le suivi des dossiers administratifs des salariés, de la création du dossier, sa bonne complétude et la finalité de ce dernier.
* Réaliser le suivi des dossiers administratifs des résidents
* Gestion de la facturation fournisseur en collaboration avec la direction
* Gestion de la facturation résidents en collaboration avec la direction
* Réaliser le suivi de la commercialisation de l'EHPAD en partenariat avec la direction (gestion des prospects, relance téléphonique, visite de l'établissement)
* Management de l'équipe hotellière et restauration
* Gestion des commandes et stocks des produits liés à l’entretien
* Participer au CODIR hebdomadaire


Profil recherché :

Nous recherchons un(e) secrétaire de direction véritable ambassadeur (rice) de l’établissement.
Souriant(e), dynamique et doté(e) d’un excellent sens de l’accueil, vous incarnez la première image de la structure auprès des familles, partenaires et professionnels.

Organisé(e) et rigoureux(se), vous assurez un suivi administratif fiable, structuré et confidentiel. Vous savez gérer les priorités, faire preuve de réactivité et maintenir une qualité d’accueil constante.